Kanban, il metodo per migliorare la produttività personale che si serve dei post-it

L’organizzazione del lavoro personale secondo metodologie condivise e collaudate è fondamentale per rispettare obiettivi e scadenze, per essere massimamente produttivi ed efficienti, senza aumentare il livello di stress, anzi diminuendolo progressivamente. Oggi impariamo dai big: scopriamo che cos’è e come funziona il Kanban, un metodo per migliorare la produttività, personale e dell’azienda, messo a punto in Toyota negli anni 70. In ottica “Lean”, la filosofia nata in Toyota, oggi tanto utilizzata nel mondo delle start-up, non dobbiamo riuscire ad  essere sempre più multitasking, anzi, dobbiamo imparare a non accumulare e a definire le priorità. Il Kanban personale è un metodo semplicissimo e per metterlo in pratica non ci occorrono che una lavagna e tanti post-it.

Il kanban, un po’ di storia

Come noto, il Kanban è un termine giapponese del quale, però, in pochi conoscono il significato. Kanban significa “cartellino” o anche “segnale”, ed è uno dei principi alla base del sistema di produzione industriale che la Toyota mise a punto per rendere più efficienti i processi ed evitare lo spreco di risorse, tempo ed energia. Parliamo della filosofia di management Just In Time (JIT), elaborata nel 1970 dall’ingegnere giapponese Taiichi Ohno, e diventata parte fondamentale del cosiddetto Metodo Toyota. In estrema sintesi, l’ingegner Ohno introdusse l’uso di cartellini con i quali identificare un prodotto o componente, indicando dove arrivava e dove deve andare.

Si otteneva così un sistema informativo che integrava la produzione, agevolando il flusso di componenti e dei semilavorati, evitando gli stock di magazzino e reintegrando le scorte ogni volta che un componente veniva utilizzato nel processo produttivo successivo (Just In Time, appunto). Questo sistema consentiva di evitare accumuli e sprechi nell’intero processo produttivo: ogni sotto processo a monte produceva solo i pezzi richiesti e gli operatori di ogni sotto processo prelevano dal sotto processo precedente solo i componenti che servivano di volta in volta e nelle quantità strettamente necessarie.

Un metodo estremamente semplice, capace di ottimizzare tempo, utilizzo di materiale e lavoro delle risorse di un’azienda leader nella produzione in serie e su larga scala.

Se il metodo è stato collaudato in Toyota, l’ispirazione viene dalla vita quotidiana. Nei giardini del Palazzo Imperiale di Tokyo, ad esempio, il kanban era il cartellino rilasciato dai custodi per organizzare il flusso dei visitatori ed assicurarsi che il numero delle persone presenti non superasse un certo limite. Il sistema utilizzato era semplicissimo: i nuovi visitatori accedevano solo quando qualcun altro usciva, e a regolare il via vai erano proprio la consegna e la restituzione del kanban. Chi lasciava il luogo consegnava il cartellino a chi stava entrando.

Il principio di funzionamento del kanban alla base del Metodo Toyota, così come del kanban personale è quello del non sovraffollamento, principio utilissimo per una gestione razionale ed efficiente del tempo, delle attività e delle consegne quotidiane.

Come funziona il kanban Personale

Per applicare il kanban alla produttività personale o di un team, dobbiamo procurarci innanzitutto una lavagna, o un pannello, e alcune confezioni di post-it colorati. Il primo step del kanban personale è infatti la visualizzazione, la lavagna ci servirà per visualizzare il progresso delle diverse attività. Per questo dovremmo disegnare 3 colonne, una per ciascuna delle seguenti categorie:

• Da fare
• In corso
• Fatte.

Non dovremo limitarci ad organizzare le cose da fare in una normale to do list, la regola fondamentale del kanban è quella di tenere il più libera possibile la colonna centrale, quella dei task in corso di svolgimento. Già solo questo primo passo ha un effetto positivo dal punto di vista della gestione dello stress: i nostri task sono visibili e sotto controllo, occorre solo gestire il flusso, organizzare le priorità, evitare il sovraffollamento.

Regola fondamentale del Kanban: nella colonna delle attività “in corso” deve essere presente al massimo 1 elemento alla volta.

I 4 step del metodo kanban

Per impostare il proprio kanban, basta seguire questi 4 semplicissimi step:

1. Tracciare le 3 colonne sulla lavagna o pannello, ciascuna dedicata ai: task da fare, in corso e completati.
2. Procurarsi i post-it che rappresenteranno i singoli task e fare l’elenco completo dei task. Questo step è utilissimo per capire quali task devono essere inseriti nel kanban. Di norma entrano nel sistema di organizzazione del lavoro personale solo attività che per essere svolte richiedono dalla mezz’ora all’intera giornata. Attività meno impegnative possono essere aggregate con altre, attività più complesse possono essere suddivise internamente.
3. Stabilire un limite alle attività in corso (la regola è di svolgere al massimo 2 attività contemporaneamente).
4. Pianificare il lavoro facendo in modo che i post-it confluiscano progressivamente dalla colonna del “Da fare” verso quella del “Fatte”, lasciando il più libera possibile la colonna centrale.

Questo è lo scheletro di un kanban personale, ma, naturalmente, la struttura può essere personalizzata e adattata al tipo di forma mentis di ciascuno. Si possono aumentare il numero delle colonne, si possono creare kanban personali fai da te o utilizzare i template preformati da scaricare online, l’importante è rispettare lo schema di base. L’obiettivo è imparare ad utilizzare al meglio il tempo che si ha a disposizione, ottimizzare le risorse (materiali e mentali) e a gestire lo stress. Il kanban personale, se ben impostato, consentirà di mantenere il controllo sul lavoro da fare e aiuterà a rispettare le scadenze senza affannarsi, anzi, svolgendo i propri compiti meglio e con meno dispendio di energie.