Trasloco ufficio, 5 mosse per cambiare sede aziendale senza stress

La fine dell’anno è un buon periodo per programmare il trasferimento della sede aziendale: si può infatti approfittare delle vacanze natalizie per fare il trasloco senza incidere sulle giornate lavorative dei dipendenti. Organizzare il trasloco di un ufficio non è cosa semplice, ma basta la giusta organizzazione per trasformare un’attività impegnativa in un momento di cambiamento migliorativo per la vita lavorativa. Ecco i cinque step da affrontare per fare un trasloco aziendale senza troppi stress.

Pianificare il trasloco in anticipo

Il principale alleato dello stress è la fretta. Non è pensabile organizzare il trasferimento della sede aziendale senza la giusta pianificazione delle attività. Bisogna iniziare a lavoraci diverse settimane prima, facendo una to do list che includa almeno i seguenti punti:

• Individuare la nuova sede, verificando che non sia troppo distante dalla precenedente e dalle abitazioni dei dipendenti;
• Informare dipendenti, fornitori e clienti, comunicando loro data del trasloco e indirizzo della nuova sede;
• Comprare materiale per imballaggio, così da iniziare a impacchettare gli oggetti non necessari per la gestione quotidiana del lavoro;
• Fare un sopralluogo, per definire la distribuzione degli spazi e l’eventuale acquisto di nuovi arredi da ufficio.

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Individuare un responsabile del trasloco

Per fare in modo che un trasloco aziendale abbia luogo senza intoppi, è necessario nominare un responsabile, che avrà il compito di coordinare tutte le operazioni e assegnare eventuali altre attività a tutti i dipendenti. Sarà lui inoltre a decidere la distribuzione delle postazioni di lavoro nel nuovo ufficio e verificherà che tutto il materiale informatico e non sia trasferito nella nuova sede senza problemi. Il responsabile ha anche il compito di occuparsi di tutte le procedure burocratiche: stipulare il contratto di affitto, attivare le nuove utenze di luce e connessione Internet, chiamare una ditta delle pulizie per lasciare intatto il vecchio ufficio prima di andar via.

Scegliere una ditta di traslochi

Il responsabile del trasloco dovrà anche farsi pervenire alcuni preventivi per determinare il giusto costo del trasloco ufficio. È importante non lasciarsi condizionare solo dal prezzo più economico, ma valutare anche la professionalità e la velocità di esecuzione. Un buon professionista non si occupa solo del trasferimento vero e proprio, ma anche del montaggio e dello smontaggio dei mobili ed è abituato a gestire apparecchiature elettroniche e informatiche di un certo peso, come ad esempio le stampanti multifunzione.

Il responsabile del trasloco dovrà essere presente in tutte le fasi del trasloco, per verificare che la ditta svolga il suo compito correttamente e soprattutto non provochi danni al materiale imballato.

Organizzare l’imballaggio

Il momento più delicato di un trasloco è la fase dell’imballaggio, quando bisogna etichettare tutto e inserirlo nelle scatole di cartone. Spesso questa attività viene effettuata dalla ditta di traslochi se si sceglie un pacchetto all inclusive, ma in ogni caso è preferibile iniziare ad impacchettare il materiale con molto anticipo, con la supervisione del responsabile. Per evitare di incidere sulla operatività dei dipendenti, si può iniziare dalle cose non di uso quotidiano, come libri, accessori per la scrivania e cassettiere, per poi passare al materiale elettronico.

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Arredare il nuovo ufficio

L’arredamento del nuovo ufficio è una fase molto delicata che, come tutte le altre, va pianificata in anticipo. La soluzione ideale è fare un sopralluogo degli ambienti diversi giorni prima del giorno del trasloco, così da definire la suddivisione degli spazi e la nuova organizzazione del lavoro. Ci sono diverse possibilità per arredare un ufficio fai da te: se le dimensioni del nuovo ufficio sono simili a quelle del vecchio, si possono riutilizzare gli stessi mobili, se invece bisogna arredare un ufficio piccolo oppure un ufficio open space, occorre ripensare completamente la disposizione del mobilio. Questa è anche l’occasione per valutare l’acquisto di nuove scrivanie o cassettiere, se lo spazio lo permette, così da migliorare l’immagine aziendale e avere un arredamento più funzionale ed efficiente.

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Ultimi consigli utili per trasferirsi senza stress

Infine, alcuni utili suggerimenti per affrontare il trasloco dell’ufficio in maniera efficiente e positiva per tutti:

• Responsabilizzare tutti i dipendenti alla cura dei propri effetti personali;
• Comunicare il cambio sede a tutti i collaboratori esterni (free lance, consulenti, commercialista, società di studio paghe);
• Eliminare il superfluo, evitando di portare nella nuova sede anche materiale che non serve più.
• Verificare che tutte le utenze siano attive prima del trasferimento vero e proprio, per evitare inutili perdite di giornate lavorative.