Consigli per organizzare un viaggio di lavoro di successo

Ci sono diversi contesti lavorativi nei quali sono richieste frequenti trasferte di lavoro. Una volta i cosiddetti business travel erano prerogativa dei dirigenti d’azienda, ma oggi non è più così: tutti i dipendenti possono trovarsi prima o poi a dover affrontare un viaggio per lavoro, per cui anche chi è alle prime armi non può farsi trovare impreparato a questa evenienza. Abbiamo quindi stilato alcuni consigli per organizzare un viaggio di lavoro senza sorprese, al fine di risultare il più professionali e produttivi agli occhi di chi ci valuta: dalla scelta della migliore borsa da portare con sé fino alla compilazione di una corretta agenda di lavoro, ecco tutto quello che devi sapere per partire preparato.

Cosa mettere in valigia per una trasferta di lavoro

La prima domanda che dobbiamo porci prima di partire è: cosa mettere in valigia per un viaggio di lavoro? In linea generale valgono gli stessi consigli di viaggio sulla lista di cose indispensabili da portare con sé durante un viaggio, ma con qualche accortezza in più. In questo caso infatti è plausibile che anche in trasferta frequenteremo uffici e contesti professionali, per cui è indispensabile avere con sé il giusto abbigliamento da lavoro: per gli uomini un completo composto da giacca, pantalone e camicia, per la donna un tailleur o uno spezzato classico possono essere sufficienti. Per quanto si possa prestare attenzione, è quasi inevitabile che in valigia gli abiti tendano a stropicciarsi, quindi è meglio preferire tessuti che non fanno le grinze, per evitare di risultare sciatti alla prima impressione con i colleghi o i clienti che andiamo ad incontrare.

TROLLEY CABINA PORTA PC 15″ ARANCIO MARCO POLO

Quale valigia scegliere per un business travel

La seconda decisione che dovremo prendere riguarda il tipo di valigia da portare con sé. In questa scelta entrano in gioco diverse variabili da tenere in considerazione, le principali delle quali sono la durata del viaggio e il mezzo di trasporto utilizzato. Scegliere la valigia giusta per la tipologia di viaggio che si deve fare è essenziale per evitare di portarsi dietro un carico inutile o, peggio, un bagaglio non funzionale alle proprie esigenze. Se la trasferta dura solo uno o due giorni, meglio optare per un comodo trolley da cabina come quelli usati per i bagagli a mano in aereo: piccoli, pratici e facili da trasportare, sono la scelta migliore per viaggiare leggeri; se invece il viaggio di lavoro dura diversi giorni, si può optare per un doppio bagaglio: una valigia capiente da mettere in stiva o sistemare in treno e una ventiquattrore da tenere invece sempre con sé, dove allocare anche tutti i dispositivi tecnologici, come pc e tablet.

VENTIQUATTRORE IN PELLE PORTA PC 13″ MARRONE DOMINO

Cosa fare durante il tragitto

A meno che non si viaggi in macchina, bisogna tenere presente che il tempo speso durante il tragitto è tempo lavorativo, pertanto si può, anzi si deve, sfruttare questo periodo per impostare le attività che verranno realizzate una volta arrivati a destinazione. Mezzi di trasporto come treni e aerei, sempre più utilizzati per i viaggi di lavoro, permettono di trascorrere diverse ore in totale comodità e silenzio, periodo che può essere sfruttato al meglio, con la giusta organizzazione. Prima di partire quindi bisogna dotarsi della borsa da lavoro giusta in cui riporre pc e cellulare ben carichi (anche se sui treni si possono caricare): in tal modo tutti gli strumenti di lavoro saranno a portata di mano e sarà più semplice utilizzarli anche durante le ore di tragitto.

Come comportarsi in un viaggio di lavoro con il capo

Potrebbe capitare di dover condividere il viaggio di lavoro con il capo, magari per fare una presentazione o incontrare dei clienti: come bisogna comportarsi in questi casi? Di certo si tratta di un viaggio più formale e impegnativo di quello con un collega o addirittura da soli, ma può essere davvero l’occasione giusta per mettere in mostra le proprie capacità professionali ed entrare maggiormente in confidenza. Senza esagerare però: anche se l’atmosfera potrebbe farsi più informale (soprattutto dopo varie ore di viaggio), meglio rispettare le gerarchie e non lasciarsi prendere la mano: mantenere un atteggiamento professionale e cortese è la scelta migliore quando si viaggia con un capo.

Fare un planning delle attività da svolgere in trasferta

Infine, l’errore che non bisogna mai commettere è farsi trovare impreparati in un viaggio di lavoro. Ricordiamoci che stiamo effettuando questa trasferta con un fine preciso, e che l’azienda sta sostenendo dei costi per farci viaggiare, per cui è opportuno pianificare con anticipo i diversi incontri e ottimizzare il più possibile il tempo a disposizione. In poche parole, impostare un planning delle attività attraverso l’uso di un’agenda cartacea o digitale, a seconda delle proprie preferenze. Questa organizzazione vi permetterà di gestire al meglio il tempo a disposizione durante la trasferta (che normalmente è poco) e di dare un’ottima impressione a chi ci accoglie e al vostro capo.