Badge aziendale: a cosa serve, come funziona, le caratteristiche, i vantaggi e le normative

Le nuove tecnologie hanno completamente rivoluzionato ogni settore e ogni momento della nostra giornata. Anche il controllo degli accessi dei dipendenti in ufficio, soprattutto da quando (nel 2019) l’utilizzo del badge aziendale è diventato obbligatorio per gli Stati membri dell’Unione Europea. Agli occhi di molti questo strumento appare come qualcosa di negativo, interpretato come un eccesso di controllo e una mancanza di fiducia da parte dei datori di lavoro. Quello che molti non vedono, però, è come il badge comporti dei vantaggi importanti anche per i lavoratori stessi, non solo per i datori. Ma scopriamone di più! Ecco a cosa serve, come funziona, le caratteristiche, i vantaggi e le normative del badge aziendale.

A cosa serve e come funziona il badge aziendale

Il termine “badge” in italiano si può tradurre con “cartellino identificativo personale” e si riferisce a quella tessera assegnata ai dipendenti dai datori di lavoro, per registrarne le entrate e le uscite. Si tratta dunque di uno strumento utilizzato per la rilevazione delle presenze dei lavoratori, un software che registra in modo automatico le entrate e le uscite di questi ultimi.

Il dipendente dovrà dunque passare il badge sull’apposito dispositivo ogni giorno, quando arriva in ufficio e quando se ne va. A volte, poi, è necessario utilizzarlo anche appena prima e subito dopo la pausa pranzo. Una volta timbrato, i dati vengono rilevati da alcuni terminali che, a loro volta, li trasferiscono in server specifici. Da qui – in maniera totalmente automatica – i dati vengono processati da un software.

Lettore rilevazione presenze U300C

Attraverso l’accesso a dei portali personali, i dipendenti avranno poi la possibilità di controllare la propria situazione lavorativa: possono controllare il numero di giorni di ferie presi, conteggiare i permessi, fare delle nuove richieste al proprio superiore o, in generale, comunicare mancanze o imprevisti. 

Le caratteristiche

Solitamente riporta i dati anagrafici del dipendente (quali nome e cognome), il ruolo, una foto identificativa e il nome dell’azienda per cui lavora. In alternativa, può riportare un numero identificativo, un codice a barre o QR code che consentono di accedere tramite un lettore apposito ai dati dell’utente. Il suo aspetto ricorda quello di una carta di credito e le dimensioni sono standardizzate, permettendo così l’inserimento nei comodi portabadge. Infatti, l’ISO/IEC 7810, recita che: lo spessore deve corrispondere a 0,76 mm, la lunghezza a 85,60 mm e l’altezza a 53,98 mm.

Badge a radiofrequenza 125 khz

I vantaggi del badge

I vantaggi apportati dal badge sono davvero molti, sia per i dipendenti che per il datore di lavoro. Di seguito vi indichiamo i principali:

• Permette una regolazione degli accessi molto più efficace, in quanto funziona in modo del tutto autonomo.
• Essendo ogni badge assegnato a un dipendente, ossia a una persona fidata e autorizzata ad accedere nell’edificio, utilizzando questo strumento si evita l’accesso indesiderato di persone esterne non autorizzate.
• Assicura un controllo molto efficiente riguardo la professionalità, la serietà, la puntualità e la responsabilità dei lavoratori. Il rilevatore di accessi, infatti, permette di stabilire se gli orari di lavoro vengono rispettati o meno, se un determinato dipendente lavora il numero di ore che deve coprire da contratto e consente di monitorare ferie e permessi presi.
• Qualora un dipendente lavorasse ore straordinarie, grazie al badge aziendale potrà testimoniare la cosa e ottenere la retribuzione aggiuntiva che gli spetta.
• Rafforza il senso di responsabilità e di dovere dei lavoratori, oltre che migliorare il rapporto con il datore.
• Semplifica e velocizza il lavoro del reparto dell’azienda che si occupa di stabilire ferie e retribuzioni: grazie al badge, infatti, ci si potrà dimenticare di calcoli a mano, fogli e documenti scritti. Il software automatico permetterà loro di risparmiare tempo prezioso, da dedicare ad altre attività.

Badge aziendale: le normative

Con la sentenza C-55/18 del 14 maggio 2019, la Corte Europea ha deciso di regolamentare a livello europeo l’obbligo del badge aziendale, così da permettere ai datori di lavoro di avere una misurazione certa e affidabile delle ore lavorative di ciascun dipendente. Il badge aziendale è un sistema di rilevamento “oggettivo, affidabile e accessibile” basato sull’utilizzo di schede elettroniche personali, chiaramente correlate alle generalità del singolo dipendente. Per questo motivo la tessera identificativa non può essere ceduta a terzi, ma deve essere utilizzata esclusivamente dal proprietario. Secondo l’articolo 494 del Codice Penale, scambiare il proprio badge con altre persone può addirittura configurare reato di sostituzione d’identità.

Lettore rilevazione presenze F19

Per introdurre la timbratura del cartellino, è necessario prevedere un sistema di controllo accessi in grado di rilevare la presenza e registrare orari di ingresso e di uscita, permessi, ferie e ore di lavoro aggiuntive. Questo sistema, d’altro canto, deve tener conto della Normativa sulla Privacy e del riferimento contenuto nel GDPR. A tal proposito, la normativa europea dedica l’intero art. 88 al trattamento dei dati relativo al rapporto di lavoro. Per questo motivo i dipendenti devono essere a conoscenza di tale trattamento e avere garanzia che i dati estrapolati da questi sistemi di accesso vengano conservati e tutelati dall’azienda che ne è responsabile.