Come conservare i documenti aziendali e per quanto tempo

Abbiamo visto quali sono i migliori raccoglitori per ufficio, come scegliere i classificatori e come prepararsi al nuovo anno fiscale: ora è arrivato il momento di imparare come si conservano i documenti, per quanto tempo e con quali modalità, al fine di effettuare una corretta archiviazione documentale.

Perché bisogna conservare i documenti

Chi ha il compito di gestire, classificare e archiviare i documenti aziendali svolge un ruolo di grande responsabilità, perché la conservazione documentale non è solo una necessità aziendale, ma è un vero e proprio obbligo di legge. Ciò significa che tutte le aziende sono tenute a conservare alcune tipologie di documenti per un certo periodo di tempo, così da essere mostrati in caso di controllo da parte delle autorità competenti.

Raccoglitore ELICA UBOX D8 commerciale rosso

Per quanto tempo vanno conservati i documenti

Non esiste un periodo di tempo valido per tutti i documenti aziendali, perché l’obbligo di conservazione varia a seconda del tipo di documento. In linea generale possiamo dire che i documenti vanno conservati da un minimo di un anno ad un massimo di vent’anni, ma molto dipende dalla finalità del documento e dal tipo di persona fisica o giuridica che è tenuto a conservarlo. Ad esempio, le pubbliche amministrazioni archiviano alcune tipologie di documenti in modo permanente, nei cosiddetti archivi storici, utili ai fini di consultazione, studio o esigenze specifiche dei singoli cittadini. Per le aziende e i privati cittadini il discorso è un po’ diverso, perché si stabilisce un tempo di conservazione per ogni tipologia di documento, come vedremo di seguito.

Tipologie e tempi di conservazione dei documenti aziendali

Il tema dell’archiviazione aziendale è regolato dall’articolo 2220 del Codice Civile sulla Conservazione delle scritture contabili, che recita quanto segue:

“Le scritture devono essere conservate per dieci anni dalla data dell’ultima registrazione. Per lo stesso periodo devono conservarsi le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti e le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti. Le scritture e i documenti di cui al presente articolo possono essere conservati sotto forma di registrazioni su supporti di immagini, sempre che le registrazioni corrispondano ai documenti e possano in ogni momento essere rese leggibili con mezzi messi a disposizione dal soggetto che utilizza detti supporti.”

Le scritture contabili, ossia tutti i documenti che attestano i movimenti finanziari di un’azienda, vanno conservati per dieci anni, ma ci sono delle differenze anche in base al tipo di azienda. Ad esempio, i piccoli imprenditori non sono obbligati a conservare il libro giornale e il libro degli inventari, ma sono obbligati a tenere i registri per l’IVA e quello dei beni ammortizzabili. Gli imprenditori che gestiscono aziende medio-grandi sono invece obbligati a conservare i seguenti documenti:

• Libro giornale
• Libro degli inventari       
• Corrispondenza commerciale
• Libro mastro
• Libro di cassa
• Libro magazzino
• Libri sociali
• Registri previsti ai fini dell’imposta sul valore aggiunto
• Scritture ausiliarie di magazzino
• Registro dei beni ammortizzabili.

Chi si occupa della conservazione di questi documenti deve garantirne l’integrità e l’inalterabilità nel tempo: ciò significa che questi materiali devono risultare intatti anche a distanza di tempo e devono quindi essere posti in opportuni raccoglitori per archivio,  che ne garantiscano la durevolezza nel tempo.

Scadenzario alfabetico ELICA apertura a ventaglio

Tipologie e tempi di conservazione dei documenti di casa

Un discorso diverso va fatto per fatture, bollette, scontrini, e tutti quei documenti di gestione quotidiana dei pagamenti di casa. In questo caso i tempi possono essere molto diversi tra loro ed è opportuno conoscerli per evitare di dover pagare sanzioni salate.

In questa tabella abbiamo riassunto i tempi di conservazione suddivisi per i principali tipi di documento che abbiamo in casa.

Tempi di conservazione	Tipologia di documento
1 anno	Rette scolastiche, abbonamenti a palestre, rata assicurazione
2 anni	Scontrini (validi anche come garanzia)
3 anni	Bollo auto, fatture e ricevute degli artigiani
5 anni	Ricevute di pagamento delle tasse e dell’IVA, rate affitto, bollette domestiche, spese condominiali, bollettini IMU, spese mediche, multe.
10 anni	Fatture per spese ristrutturazione casa, tassa nettezza urbana, canone TV, estratti conti bancari, bonifici e pagamenti tramite cc