Guida alla scrittura di una e-mail di lavoro efficace

Scrivere una e-mail è un’attività quotidiana che la gran parte di noi replica diverse volte al giorno, ma molti sottovalutano la valenza comunicativa di questo mezzo. Non è necessario essere esperti di informatica per imparare a scrivere una e-mail efficace, basta seguire poche semplici regole e scegliere il tone of voice più appropriato a seconda del destinatario a cui è rivolta. In questo articolo vedremo prima quanti tipi di e-mail esistono e poi vi forniremo alcuni utili consigli per la stesura di una e-mail di lavoro perfetta.

Differenze tra i vari tipi di e-mail

Le e-mail non sono tutte uguali, ma si differenziano in base a diversi fattori:

• la finalità, perché una e-mail per fissare un appuntamento di lavoro è diversa da una e-mail di presentazione di un progetto;
• il destinatario, che determina anche lo stile da utilizzare nel messaggio;
• il ruolo aziendale, sulla base del quale si può utilizzare una tipologia di linguaggio piuttosto che un’altra.

E-mail formale

Questa è la tipologia di e-mail più diffusa nell’ambito professionale. Ma come scrivere una e-mail formale? Innanzitutto, facendo attenzione all’indirizzo di posta elettronica da cui parte il messaggio, che di regola è la prima cosa che viene letta dal destinatario. Una buona e-mail formale parte sempre da un indirizzo tipo “nome.cognome@dominio.it”, meglio se da un account di posta aziendale. Gli altri elementi della comunicazione scritta formale li vedremo più avanti, quando elencheremo i diversi step da seguire per scrivere una e-mail di lavoro.

E-mail di ringraziamento

Ci sono occasioni di lavoro in cui è necessario scrivere una nota di ringraziamento al destinatario, ad esempio a seguito di un colloquio di lavoro. L’e-mail di follow-up andrebbe sempre inviata dopo circa 24-48 ore al massimo dall’intervista, al fine di mostrare gratitudine verso chi ha ci ha dedicato il suo tempo e ci offre la possibilità di iniziare un nuovo percorso lavorativo. L’incipit dovrà essere simile a quello di una e-mail formale, ma subito dopo bisognerà andare al cuore del messaggio e spiegare le motivazioni per cui si intende fare un ringraziamento, ad esempio scrivendo “La ringrazio per l’opportunità concessa” oppure “Le scrivo per esprimerle la mia gratitudine per il tempo che mi ha dedicato”.

E-mail in inglese

Prima di scrivere un testo in inglese, è bene sapere che questa lingua ha regole e modalità di scrittura molto diverse dall’italiano. Il primo errore da non commettere è quindi quello di scrivere l’e-mail in italiano e poi tradurla in inglese. Sarebbe preferibile pensarla e redigerla direttamente nella lingua di destinazione, ricordando alcune semplici regole: usare frasi brevi e concise, conoscere le formule di cortesia giuste, rileggere il testo per evitare refusi.

E-mail automatica out of office: ecco cosa scrivere

Quando siete fuori dall’ufficio e impossibilitati a leggere le e-mail, è buona norma impostare un messaggio di notifica automatico della vostra assenza, in modo tale che il mittente sia informato del fatto che non leggerete le loro comunicazioni e quindi siete giustificati a non rispondere in tempi brevi. Normalmente si tratta di una e-mail automatica che si può impostare con tutti i principali account di posta, indicando data e ora di inizio e di fine dell’invio. Nel lasso di tempo indicato, quindi, tutti coloro che vi manderanno una mail riceveranno lo stesso messaggio di notifica della vostra assenza. Proprio perché il testo è uguale per tutti, è preferibile scrivere poche righe e mantenere un tono neutro e asciutto, indicando quando possibile un referente che possa evadere la richiesta al posto vostro. Ecco un esempio di e-mail automatica:

“Grazie per il messaggio.
Al momento non sono in ufficio e ho scarso accesso alle e-mail.
Sarò di nuovo raggiungibile a partire da lunedì GG/MM/AA.
In mia assenza potete rivolgere le vostre richieste a NOME COLLEGA: nome.collega@dominio.it “.

I 5 step per scrivere una e-mail di lavoro

Vediamo ora quali sono i vari passaggi da eseguire per strutturare una corretta e-mail formale, al fine di evitare di commettere errori ingenui e ledere la propria immagine all’interno dell’azienda.

Step 1: scegliere con cura l’oggetto della mail

Troppo spesso questo aspetto viene sottovalutato, senza tener conto che l’oggetto della mail è il primo elemento che viene letto dal destinatario. Non solo: l’oggetto serve anche per ritracciare quel messaggio all’interno della mail box del ricevente. Quindi l’oggetto deve essere chiaro e conciso e contenere in poche parole un riassunto del contenuto del messaggio. Se invece inviamo una mail di risposta ad un’altra precedentemente ricevuta, di norma non si dovrebbe cambiare l’oggetto ma lasciare il testo “RE: OGGETTO DEL MESSAGGIO” impostato in maniera automatica dall’account di posta.

Step 2: scrivere il corpo del messaggio

Arriviamo quindi alla stesura del testo vero e proprio, il cuore del nostro messaggio. La regola vuole che si inizi con un saluto introduttivo, che varia a seconda del destinatario e della confidenza che intercorre con il mittente. Le formule di incipit più usate sono (in ordine dal più formale al più informale):

• Egregio, Spettabile
• Gentile, Gent.mo/a/i
• Buonasera, Buongiorno
• Caro/a
• Ciao, Salve

A questo punto si mette una virgola, si va a capo e inizia il testo vero e proprio. Quando possibile, è preferibile scrivere testi brevi e chiari, senza troppi preamboli ma andando subito al sodo. Qualora fosse necessario scrivere una e-mail lunga, è bene suddividerla in paragrafi e usare elementi di formattazione come grassetti e corsivi per facilitare la lettura.
L’e-mail si chiude sempre con un congedo formale o informale a seconda dei casi. Le formule di chiusura più usate sono (sempre in ordine di formalità):

• Distinti saluti
• Cordiali saluti
• Saluti
• Buona giornata, Buon proseguimento di giornata
• Buon lavoro
• Un caro saluto
• A presto
• Ciao

Step 3: rileggere con cura

Per quanto possiate essere certi di aver scritto tutto correttamente, rileggere sempre le e-mail è un obbligo a cui nessuno può sottrarsi. Ad una prima lettura emergeranno sempre refusi, concetti espressi male o poco chiari, postille da aggiungere e formattazione da sistemare che in fase di scrittura erano sfuggiti. Dopo aver apportato tutte le correzioni, vale la pena passare ad una seconda rilettura, per verificare che l’e-mail sia effettivamente perfetta.

Step 4: aggiungere gli allegati

Quante volte avete dimenticato di aggiungere gli allegati? Purtroppo, capita spesso di doverli inviare in una seconda mail, vanificando in parte il lavoro di precisione effettuato in fase di stesura. Quindi, dopo aver riletto bene il testo, bisogna ricordarsi di inserire eventuali allegati, utilizzando il tasto a forma di graffetta presente in tutti i client di posta. Ecco alcune semplici regole da seguire nell’inserimento dei file in una e-mail:

• verificare che il peso dei file non superi le dimensioni massime consentite;
• accorpare più file in una cartella compressa, se la quantità di documenti è elevata;
• controllare che il nome del file sia corretto, prima di inviarlo.

Step 5: aggiungere i destinatari e inviare

Ci siamo: ora l’e-mail è pronta: l’oggetto è chiaro, il testo è breve ma esplicativo, gli allegati ci sono… cosa manca? L’ultima cosa da fare è aggiungere gli indirizzi e-mail dei destinatari, da suddividere in tre tipologie:

• A – sono i destinatari diretti, coloro a cui il messaggio è indirizzato;
• CC – sono le persone in “copia conoscenza”, che vanno aggiunte qualora si ritenga debbano essere informate dello scambio tra mittente e destinatario;
• CCN – sono eventuali altre persone in “copia conoscenza nascosta”, ossia che riceveranno il messaggio senza che gli altri possano visualizzarlo.

Per maggiori informazioni su come migliorare produttività ed efficienza a lavoro rimandiamo ai seguenti articoli:

• Essere felici in ufficio: 5 consigli per lavorare divertendosi
• Colloquio di lavoro: come scegliere l’abbigliamento giusto
• Consigli per organizzare una riunione di successo
• Guida all’organizzazione dell’agenda di lavoro
• 5 esercizi per migliorare la produttività in ufficio
• Come stimolare la creatività in ufficio: manuale di sopravvivenza dell’ispirazione