Consigli per organizzare una riunione di successo

Ci siamo: l’estate è terminata e tutti i dipendenti (o quasi) sono tornati alle loro postazioni. È tempo di riprendere in mano tutte le attività lasciate in sospeso durante le ferie estive, e iniziare a programmare il lavoro fino a fine anno. Settembre è un mese fitto di riunioni e meeting aziendali, nei quali i responsabili indicheranno le strategie da seguire e i clienti chiederanno un recap del lavoro svolto finora. Ecco allora alcuni consigli utili per preparare una riunione di successo: cosa fare prima, durante e dopo l’incontro per evitare che questo tempo venga sprecato, senza ottenere i risultati sperati.

Come organizzare una riunione efficace

La parola d’ordine per organizzare una riunione davvero utile è ”preparazione”. Nella gran parte dei casi, gli incontri improvvisati non conducono a nulla, ma rischiano di diventare solo un’inutile perdita di tempo. Una riunione efficace deve essere preparata in anticipo: chi la organizza deve avere ben chiari in mente alcuni aspetti fondamentali, senza i quali la riunione non avrebbe motivo di esistere. Vediamo quali sono gli step preliminari da valutare prima di convocare una riunione vera e propria.

Impostare degli obiettivi

La prima domanda da porsi è: perché convoco questa riunione? Cosa voglio ottenere al termine? Definire degli obiettivi precisi è fondamentale per evitare di perdere il filo del discorso e rischiare di andare fuori tema. Condividere in anticipo l’argomento che verrà trattato in riunione permette a tutti i partecipanti di arrivare preparati e fare interventi coerenti al raggiungimento dell’obiettivo dell’incontro.

Inviare una convocazione

Tutti gli invitati devono ricevere una mai che indichi con chiarezza data, ora e motivo della riunione. I principali server di posta permettono di creare degli eventi condivisi, affinché tutti i partecipanti possano dare il loro feedback in tempo reale e conoscere anche chi altro sarà presente insieme a lui. Questi inviti sono molto utili sia per chi li riceve che per chi li invia, che potrà sapere subito le disponibilità dei vari partecipanti ed eventualmente modificare data e ora, qualora qualcuno fosse impegnato.

Allestire la sala riunioni

Le riunioni non sono tutte uguali: ci sono riunioni tra dipendenti, meeting con i clienti, conferenze, convegni. La loro diversità sta nel numero di partecipanti e nell’obiettivo che si deve raggiungere. L’allestimento della sala riunioni dipende quindi dalla tipologia di incontro che si deve organizzare: per una riunione interna possono essere sufficienti un tavolo, delle sedie e una lavagna magnetica, mentre se l’incontro prevede la presenza di persone esterne, come ad esempio fornitori e clienti, l’allestimento deve essere più curato. In tal caso è buona norma brandizzare la sala riunioni, affinchè diventi il luogo rappresentativo dell’immagine aziendale; inoltre è molto gradito far trovare nelle varie postazioni dei partecipanti una copia dell’ordine del giorno, dei fogli bianchi per gli appunti e altri materiali di cancelleria, come matite, evidenziatori e penne.

Definire il numero di partecipanti

Selezionare quante persone devono presenziare al meeting è un aspetto spesso molto sottovalutato: si tende a pensare che più persone si invitano e meglio è, ma le cose non stanno davvero così. Quando si è in troppi il rischio di disperdere l’attenzione è molto più alto, perché aumenta quel senso di diffusione di responsabilità tipico dell’essere sociale. Meglio definire con attenzione chi davvero deve esserci, perché può apportare un contributo utile al raggiungimento dell’obiettivo, e lasciare fuori chi di sicuro farebbe solo scena muta, perché non direttamente interessato.

Consigli per condurre un meeting di successo

È arrivato il giorno della riunione: se hai seguito tutti gli step precedenti, una buona parte del lavoro è già fatta, ora però arriva la parte più difficile, ossia condurre una riunione di successo. Cosa significa? Vuol dire dettare i tempi, mantenere il focus sull’obiettivo e soprattutto tenere alta l’attenzione di tutti. Come si fa? Non è affatto cosa facile, tanto che infatti questa è una delle doti che differenziano un leader da tutti gli altri. Vediamo alcuni suggerimenti su come gestire una riunione, alcuni provenienti proprio da importanti manager d’azienda.

Seguire l’ordine del giorno

È inutile preparare una scaletta se poi durante la riunione nessuno la segue: è compito di chi conduce l’incontro far sì che non si vada fuori tema e si seguano tutti i punti indicati all’ordine del giorno. Jen O’Neal, fondatore di Tripping.com, usa addirittura un cronometro: 30 minuti a suo parere è il tempo sufficiente per concludere con successo una riunione.

Rispettare i tempi

Molto spesso la durata della riunione è di molto superiore a quanto si era stabilito in principio e spesso quel tempo in più non porta alcun valore aggiunto, anzi è solo una perdita di tempo che potrebbe essere allocato diversamente. Se imposti una durata prestabilita, fai in modo di rispettare quella tempistica, e se l’argomento richiede più tempo, piuttosto organizza una seconda riunione in un altro momento.

Stabilire delle regole

Soprattutto quando si è in molti, è utile impostare delle regole precise a cui tutti devono attendersi: alzare la mano per intervenire, fare le domande alla fine di ciascun intervento sono sono alcune delle cose che si possono definire in anticipo. Ad esempio Steven Van Till, amministratore delegato di Brivo, vieta ai partecipanti di tornare su un argomento che è già stato discusso: una volta passati al punto successivo, non si può più tornare indietro.

Parlare camminando

Richard Benson, fondatore della Virgin, chiede ai partecipanti delle sue riunioni di alzarsi in piedi quando intervengono. Questo perché a suo dire il movimento stimola la creatività e riduce le distrazioni. Anche chi conduce la riunione dovrebbe stare almeno in piedi, così da rendere evidente la sua posizione di leader della riunione e migliorare le sue capacità dialettiche.