5 Regole per organizzare una perfetta videoconferenza a casa

L’ampia diffusione dello smartworking ha imposto anche ai lavoratori più tradizionalisti l’esigenza di adeguarsi ad un nuovo modo di incontrare i colleghi, discutere di lavoro e pianificare nuovi progetti, in una parola, fare videoconferenze da casa. Molti sono intimoriti da questo nuovo modo di approcciarsi al lavoro, considerato troppo evoluto e complesso per alcuni, non efficace per altri: in questo articolo vi indicheremo alcune regole per rendere anche questo momento di condivisione una modalità alternativa e semplice per fare riunioni online senza spostarsi da casa e senza troppo stress.

Cuffie stereo TRUST con microfono regolabile

Utilizza il software per webconference più adeguato

Esistono moltissimi tool gratuiti e a pagamento che permettono di effettuare chiamate tramite la rete Internet con più persone alla volta. La prima decisione da prendere è relativa a quale di questi programmi è il più adeguato al tipo di videoconferenza da casa che dovete organizzare. Le funzionalità principali che un buon software di videoconferenze dovrebbe avere sono:

• Possibilità di invitare più partecipanti. Il numero di persone che è possibile invitare al web meeting è spesso uno spartiacque tra software gratuiti e non: sotto un certo numero è più semplice trovare programmi gratis, mentre se avete bisogno di organizzare un webinar con centinaia di partecipanti, molto probabilmente la vostra scelta è obbligata verso un tool a pagamento.
• Necessità di usare un programma online. Esistono piattaforme che lavorano direttamente online, senza necessità di essere scaricate sul pc; altri invece sono dei veri e propri software da scaricare e installare. La vostra scelta verso l’uno o l’altro può dipendere dalla memoria del vostro pc o dalle sue prestazioni generali: se preferite non sovraccaricarlo, meglio scegliere la versione online, se invece volete un software personalizzabile e sempre a disposizione sul pc, meglio optare per la seconda opzione.
• Necessità di registrare la videochiamata. Potreste avere l’esigenza di fare una registrazione della riunione online, magari per mandarla ai partecipanti in un secondo momento, per riascoltarla voi stessi o perché la videoconferenza consiste in un corso di formazione che volete caricare su qualche intranet o altre piattaforme di condivisione con i colleghi. Questa funzionalità di registrazione non è sempre inclusa nei programmi, per cui vale la pena verificarla prima di procedere ad un eventuale acquisto del software.
• Possibilità di inviare messaggi in chat Questa è una funzionalità molto basilare e presente in praticamente tutti i software di videoconferenza, ma è molto utile per condividere informazioni con uno o più partecipanti durante la riunione oppure prenotarsi per una domanda da fare a fine webinar.

Ad oggi i programmi più usati e conosciuti per fare web meeting sono Google Meet, Go To Meeting e Skype.

Google Meet

È l’applicazione di teleconferenza sviluppata da Google. Inizialmente era a pagamento, ma da aprile 2020, a causa dell’emergenza Coronavirus, il servizio è stato reso gratuito per tutti gli utenti ed ha sostituito Google Hangouts, ormai in disuso. Le chiamate possono avere fino a 100 partecipanti e nessun limite di tempo, almeno fino a settembre 2020, da quando il limite passerà a 60 minuti.

Go To Meeting

Go To Meeting è un software di web conference a pagamento, per cui necessita l’installazione sul pc di tutti i partecipanti alla riunione. Si tratta di uno strumento molto avanzato che garantisce ottime prestazioni e l’accesso a tutte le funzionalità più avanzate: condivisione schermo, registrazione e connessione da dispositivo mobile.

Skype

Ne esiste sia la versione web che la versione da installare su pc, smartphone e tablet. Sicuramente è tra i programmi di web meeting più vecchi e diffusi, ma oggi è stato soppiantato da altri tool più moderni e con maggiori funzionalità. In ogni caso garantisce una riunione online con massimo dieci partecipanti, sempre gratuitamente e con ottime prestazioni video e audio.

Scegli dispositivi tecnologici ad alte prestazioni

A proposito di prestazioni, potete usare il miglior software in circolazione, ma se non avete una buona dotazione tecnologica, la riunione è destinata ad essere un fallimento. Ecco quali sono gli strumenti “tecnici” indispensabili per organizzare una riunione di lavoro online perfetta:

• Una buona connessione Internet
• Un pc o notebook di medio/alto livello
• Cuffie con auricolari e microfono incorporato

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Individua l’ambiente di casa più idoneo

Prima di organizzare una riunione online, è opportuno allestire una perfetta postazione di lavoro in casa. Scelta tutt’altro che banale, soprattutto se avete intenzione di mostrarvi in video ai vostri colleghi e magari anche ai capi: individuare un luogo della casa adatto a lavorare e fare videoconferenze può incidere sulla qualità del vostro lavoro e sull’impressione che farete agli altri. Ecco alcuni consigli per scegliere un ambiente adatto:

• La stanza deve avere una buona illuminazione;
• lo sfondo deve essere una libreria o una parete chiara;
• la stanza deve essere appartata, per garantire la giusta privacy;
• il pc deve essere posizionato su un tavolo o una scrivania, meglio evitare divani e letti

Pianifica in anticipo la riunione online

Anche se a distanza, l’organizzazione di una riunione richiede le stesse metodologie di un incontro di persona: niente deve essere lasciato al caso, il meeting va pianificato con cura e dovizia di particolari. L’ideale è buttar giù una scaletta degli argomenti da trattare, impostare un tempo massimo di durata ed eventualmente qualche minuto finale per le domande. Quando si lavora in smartworking c’è un maggiore rischio di distrarsi o lavorare in maniera più frettolosa, cosa che in una riunione online può emergere e rischiare di compromettere la vostra posizione lavorativa. Meglio non peccare di presunzione e pianificare il lavoro come se stesse in ufficio.

Manda invitation online

Inviare a tutti i partecipanti una convocazione alla riunione è sempre importante, ma lo è ancor di più quando l’incontro è virtuale, perché il rischio di dimenticarsene è molto più elevato. L’invitation va inviata almeno una settimana prima del giorno della riunione e deve contenere tutti gli elementi indispensabili per fornire una informazione esaustiva ai colleghi: data e ora, oggetto della riunione e ordine del giorno non devono mai mancare. I principali client di posta permettono di creare un evento condiviso con tutti gli altri partecipanti, che si inserisce automaticamente nel calendario e ricorda la scadenza anche a distanza di poche ore: uno strumento perfetto per coinvolgere tutti in maniera semplice e automatica.