Guida pratica al risparmio in ufficio

Il cammino verso la ricchezza dipende essenzialmente da due parole: lavoro e risparmio.

(Benjamin Franklin)

L’obiettivo principale di ogni azienda è massimizzare i profitti e ridurre i costi, è chiaro quindi che il tema del risparmio è molto sentito dai datori di lavoro, che cercano ogni giorno di trovare delle modalità per ridurre le spese da sostenere. In effetti tenere in piedi un’azienda richiede un grande apporto di denaro: dalle paghe dei dipendenti ai costi strutturali della sede, ci sono voci di spesa che sono più difficili da ritoccare.

Ce ne sono altre invece che richiedono un piccolo sforzo da parte di tutti, a fronte però di un grande vantaggio economico per l’azienda. Si tratta di tanti piccoli accorgimenti che se messi in pratica possono davvero garantire un notevole risparmio. Ecco allora le nostre dieci best practices per risparmiare in ufficio e ridurre gli sprechi nell’ambiente di lavoro.

10 Consigli per risparmiare a lavoro

Quante volte lasciamo il pc acceso durante la pausa pranzo? Quanti fogli inutili mandiamo in stampa senza che ce ne sia davvero bisogno? La prima cosa da fare per risparmiare in ufficio è sensibilizzare i lavoratori ad un uso più razionale delle dotazioni tecnologiche di cui fanno uso: tante piccole accortezze, ma attuate da tutti, possono davvero fare la differenza in termini di costi aziendali. Di seguito abbiamo elencato le dieci azioni da compiere subito per garantire un risparmio certo all’azienda per cui lavoriamo.

Ridurre l’uso della carta

L’acquisto di carta in risme è una delle voci di spesa più ricorrenti all’interno di un’azienda, eppure troppo spesso i lavoratori utilizzano la stampante senza davvero aver bisogno di farlo. Ci sono molti modi per risparmiare sulla carta in ufficio: usare carta riciclata, ridurre la dimensione del carattere, scansionare invece di stampare, inviare mail al posto dei fax e stampare fronte retro sono solo alcune delle buone abitudini che ogni lavoratore dovrebbe acquisire per contribuire all’abbattimento dei costi aziendali.

Acquistare prodotti ricondizionati

I prodotti ricondizionati possono garantire un notevole risparmio sui costi aziendali, senza incidere affatto sulla qualità di ciò che stiamo acquistando. Acquistare computer, monitor, smartphone e tablet rigenerati ha il duplice vantaggio di abbattere i costi e ridurre l’impatto ambientale dell’azienda, che in tal modo offre una seconda vita a prodotti altamente inquinamenti, riducendo anche la quantità di rifiuti prodotti nell’ambiente.

Ottimizzare l’uso di pc e stampanti

Ci sono tantissime cattive abitudini ormai talmente radicate che sembra impossibile comportarsi diversamente, mentre invece basta davvero poco per risparmiare sul costo dell’energia elettrica, attraverso un uso più controllato di pc e stampanti. Ecco alcune accortezze relative all’uso di pc e stampanti, da poter mettere in pratica da subito:

• Mettere in stand by il pc e la stampante quando non in uso
• Disattivare lo screensaver
• Sostituire i computer fissi con i pc portatili (consumano fino al 50% di meno)
• Usare un poggia pc per impedirne il surriscaldamento
• Ridurre la luminosità dello schermo
• Scegliere modelli di stampanti con classe energetica elevata

Migliorare la disposizione delle scrivanie

Tra le caratteristiche di un ufficio ergonomico ci sono delle indicazioni anche in merito all’utilizzo della luce naturale. Le scrivanie in ufficio vanno disposte in modo da sfruttare il più possibile la luce del sole. Questa accortezza garantirà non solo un risparmio nel costo dell’energia elettrica, ma anche nel costo dei termosifoni, se in inverno permetteremo ai raggi solari di entrare nelle stanze.

Acquistare prodotti di cancelleria online

Un valido modo per risparmiare sui costi aziendale è comprare i prodotti di cancelleria online: penne, matite, evidenziatori e quant’altro è utile per lo svolgimento del lavoro può costare molto meno se comprato su siti di prodotti per ufficio. Questo ragionamento vale in realtà anche per arredi, pc e stampanti, che possono essere scelti comodamente dalla propria scrivania ed hanno il duplice vantaggio di essere anche consegnati direttamente sul posto, senza necessità di recarsi fisicamente in negozio a ritirarli.

Usare la telefonia VoIP

Anche in azienda si può fare tranquillamente a meno del telefono fisso, surclassato ormai da tecnologie molto più moderne ed economiche. È sufficiente dotarsi di una buona connessione Internet (meglio se in fibra ottica) per poter utilizzare il sistema di telefonia VoiP, letteralmente “Voice over IP”, ossia una tecnologia che consente di effettuare conversazioni telefoniche e videochiamate sfruttando una semplice connessione alla Rete. Uno di software più conosciuti in tal senso è Skype, che, come tanti altri, permette di effettuare chiamate sia pc verso pc che pc verso telefono fisso, con costi davvero molto competitivi rispetto a quelli di un gestore telefonico standard.

Andare a lavorare in bicicletta o con i mezzi pubblici

Questo suggerimento afferisce più alla sfera personale del lavoratore che, come l’azienda, ha necessità di risparmiare sui costi che sostiene durante l’attività lavorativa. Una delle spese più importanti riguarda proprio la benzina e la manutenzione dell’auto usata per andare in ufficio. Ecco perché uno dei comportamenti sostenibili ed economici più utili è andare a lavorare con i mezzi pubblici oppure, ove possibile, in bicicletta.

Ridurre l’uso dei condizionatori

Gioia e dolore di qualunque ambiente di lavoro, l’uso del condizionatore in estate è sempre motivo di discussioni tra colleghi, in particolari tra gli uomini in giacca e cravatta e le donne, che possono permettersi un look più estivo. La soluzione come sempre sta nel mezzo: condizionatore sì, ma ad una temperatura non troppo distante da quella esterna, così da accontentare tutti e ridurre anche il consumo di energia elettrica.

Ridurre il consumo di acqua

L’acqua è un’altra voce di costo importante, tanto più che nella maggior parte dei casi è un benefit fornito dall’azienda a tutti i suoi dipendenti. Il modo migliore per abbattere il suo costo e contemporaneamente ridurre l’uso della plastica è dotare l’ufficio di boccioni dell’acqua, e fornire ad ogni dipendente una bottiglia in metallo riciclabile. In tal modo si evitano dispendiosi ed inquinanti bottigliette di plastica e si riduce anche la quantità di rifiuti da smaltire.

Acquistare licenze software free

Infine, c’è la possibilità di scaricare gratuitamente in rete una serie di software gratuiti che in molti casi hanno le stesse funzionalità di quelli a pagamento. È chiaro che i professionisti che lavorano con determinati programmi hanno bisogno di avere le dotazioni migliori, ma tutti coloro che usano sporadicamente alcuni software, possono benissimo ripiegare sulle versioni free. Ad esempio, un content manager che deve ritagliare un’immagine ogni tanto, non ha bisogno di usare Photoshop, ma puoi tranquillamente scaricar un software free ed effettuare le stesse attività, a costo zero.