Guida all’utilizzo dei modelli prestampati

La modulistica aziendale è uno strumento di lavoro molto utile per organizzare con comodità ed efficienza le diverse fasi dell’attività lavorativa. Eppure per chi gestisce un bar, un ristorante, un albergo o qualunque altra attività commerciale, non sempre conosce la grande quantità di moduli prestampati disponibili. In questo articolo cercheremo di fare chiarezza, spiegando i vari tipi di modelli differenziati per tipologia di attività a cui appartengono.

Modulistica per alberghi, ristoranti e bar

Chi gestisce un’attività commerciale può trovare nei documenti prestampati un utile ausilio per organizzare le ordinazioni e gestire la prenotazione delle camere e degli altri servizi richiesti dalla clientela. Di seguito elenchiamo i modelli più utilizzati, di cui nessun ristoratore può fare più a meno.

• Blocco comande. È il classico taccuino usato dai camerieri per segnare le ordinazioni. Molto comodo rispetto ad un normale foglio di carta, perché realizzato con carta ricalcante, che permette di avere una duplice copia dell’ordinazione.
• Blocco scontrini. Anch’essi molto utili per gestire i diversi ordini e realizzati in due sezioni numerate, una madre e una figlia, e in vari colori.
• Ricevute ristorante. Sono le classiche ricevute prestampate che contengono l’elenco dei cibi consumati al ristorante. Non hanno valore fiscale, ma solo molto utili come promemoria, soprattutto per grandi tavolate.

Modulistica per contabilità

L’ufficio contabilità di un’azienda è quello che più di altri necessita dell’utilizzo di moduli prestampati per la gestione dei costi e dei ricavi. Ecco i modelli più utili che non possono mancare in un ufficio amministrativo.

• Libro cassa. È un registro facoltativo, in cui si possono indicare tutte le entrate e le uscite dell’azienda. I dati da inserire sono: data dell’operazione, descrizione, importo delle entrate e delle uscite.
• Nota spese. È il documento che i dipendenti devono compilare per effettuare una domanda di rimborso relativa a costi sostenuti, ad esempio durante una trasferta di lavoro, quando non è previsto un risarcimento forfettario.
• Registro dei corrispettivi IVA. È un documento contabile obbligatorio che registra tutte le operazioni giornaliere effettuate. Lo possono utilizzare alcune tipologie di attività, non soggette all’emissione dello scontrino fiscale, come ad esempio le associazioni sportive dilettantistiche.

Modulistica per magazzino e trasporto

In questa categoria rientrano tutti i moduli precompilati per le attività di inventario dei magazzini e per chi trasporta ogni giorni migliaia di prodotti e necessita di  tenere in ordine un deposito.

• Buoni di consegna. È un documento non fiscale che traccia la consegna della merce non soggetta al Documento di Trasporto (DDT).
• Documento di Trasporto. È la vecchia “bolla di accompagnamento” ed è obbligatorio per legge per il trasferimento di alcune tipologie di beni. È molto utile per chi riceve la merce, per verificare che corrisponda effettivamente a quanto richiesto.
• Copia commissione. È un documento in cui il rappresentante elenca tutti i prodotti ordinati dall’azienda, in modo che al momento della consegna, si possa procedere ad una verifica puntuale del numero di colli e del prezzo pattuito.

Infine, sono in commercio molte altre tipologie di prestampati, come quelli per la gestione del personale e gli stampati fiscali, necessari per organizzare al meglio le attività amministrative e fiscali.