Guida all’organizzazione dell’agenda di lavoro

Le cose davvero importanti sono raramente urgenti e le cose urgenti sono raramente davvero importanti. Le cose poco importanti diventano urgenti per la mancanza di pianificazione.

(DWIGHT EISENHOWER)

Pianificare, organizzare, assegnare priorità alle cose: questa sembrano essere le attività principali che scandiscono la vita quotidiana di una persona che lavora. Senza una pianificazione del lavoro, infatti, si rischia di considerare tutto allo stesso livello di importanza e non riuscire a gestire correttamente una giornata lavorativa, con la conseguenza che aumentano notevolmente i livelli di ansia e di stress per il timore di non riuscire a portare a termine il lavoro assegnato. In questo articolo cercheremo di capire a cosa serve e come si usa un’agenda di lavoro, per poi entrare nel dettaglio delle varie tipologie di agende disponibili.

Perché tenere un’agenda di lavoro

Partiamo innanzitutto dall’assunto che chiunque ricopre dei ruoli di responsabilità o che comunque implicano la gestione di diverse attività complesse, dovrebbe tenere un’agenda di lavoro. Questo strumento infatti è molto utile per pianificare, ricordare gli appuntamenti fissati, appuntarsi delle note, segnarsi dei numeri di telefono. Ma non basta. Prima di iniziare a compilare un’agenda lavorativa è necessario avere ben chiaro l’ordine di priorità da assegnare alle diverse attività: il rischio è altrimenti di ritrovarsi una pagina piena di cose da fare, senza sapere da dove cominciare.

Come fare un planning delle attività

L’inserimento delle attività nell’agenda di lavoro dovrebbe seguire i seguenti tre step:

• Step #1 – Assegnare un ordine di priorità. Si può fare sulla base del livello di importanza oppure in base all’impegno richiesto. Il criterio scelto è soggettivo, l’importante è stabilire cosa fare prima e cosa fare successivamente.
• Step #2 – Fare una to do list. Una volta definito l’ordine di priorità con cui smaltire il lavoro, è buona regola buttar giù una lista più operativa, che contenga tutti i passaggi pratici necessari per portare a termine una determinata attività.
• Step #3 – Stabilire una scadenza. In molti casi queste scadenze vengono imposte da chi ha assegnato il lavoro, altre volte siamo noi a dover decidere entro quando chiudere una determinata attività. In ogni caso è opportuno sapere sempre quando iniziare e quando finire ciò che abbiamo da fare, il rischio altrimenti è di trovarsi con tante attività pending mai concluse.

Tenere un’agenda di lavoro è molto più efficace se si riescono a seguire questi tre step e si inseriscono le informazioni seguendo questa logica. Ovviamente l’agenda è ancora più funzionale quando agli impegni di lavoro si aggiungono anche quelli personali: visite mediche, palestra, colloqui con gli insegnanti, e tante altre attività che devono integrarsi con quelle lavorative, finiscono per completare il planning delle attività da svolgere nel corso della giornata.

Come organizzare un’agenda settimanale

Una volta pianificate tutte le attività da fare, il passo successivo è inserirle in agenda, distribuendole tra le varie giornate a disposizione. Il modo migliore per distribuire le attività è fare un planning settimanale: ogni venerdì della settimana precedente si può impostare l’organizzazione delle giornate della settimana successiva. In tal modo si imposta il lavoro di pochi giorni, gli impegni possono essere posticipati o anticipati e c’è meno rischio di dimenticarsi qualcosa. Vediamo allora quali strumenti abbiamo a disposizione per organizzare l’agenda settimanale.

Agenda cartacea

Partiamo dalla più classica delle agende esistenti: l’agenda cartacea. Nonostante l’avvento di strumentazioni elettroniche più avanzate, sono ancora in tanti ad utilizzare la carta per organizzare i propri appuntamenti e gestire le cose da fare. In particolare chi ricopre ruoli di responsabilità ha spesso con sé block notes, quaderni o rubriche su cui appuntare le proprie note.

Il vantaggio dell’agenda cartacea è che scrivendo di propria mano le cose da fare, è più facile che queste si imprimano nella mente e non vengano dimenticate; di contro, questo strumento è facile da perdere e se non si organizza correttamente un planning, le informazioni possono essere difficili da reperire al suo interno.

In termini generali, l’agenda cartacea è un ottimo strumento per chi ha una buona capacità di pianificazione e organizzazione delle informazioni, viceversa può essere controproducente. Un buon metodo per impostare un’agenda cartacea è dotarsi di prodotti di cancelleria, quali evidenziatori, matite, penne colorate, così da differenziare le attività e mettere in evidenza quello che è stato già fatto da quello che invece resta da evadere.

Agenda elettronica

Molto più diffuso tra chi lavora al pc è l’utilizzo di un’agenda elettronica. Ce ne sono vari tipi, la gran parte gratuiti, che hanno il vantaggio di integrarsi perfettamente con il lavoro in corso, rendendo quindi la loro consultazione molto veloce ed efficace. Nella gran parte dei casi si tratta di veri propri Calendar integrati con il sistema di gestione della posta aziendale: in tal modo è possibile inserire appuntamenti, eventi, impegni importanti direttamente nell’agenda, attraverso l’utilizzo del programma di posta.

I programmi più conosciuti, che hanno al loro interno un’agenda elettronica, sono Outlook e Google. I stratta di vere e proprie suite di lavoro, che integrano una serie di funzionalità utili alla gestione delle proprie attività, con il vantaggio di avere in un’unica piattaforma sia la posta che l’agenda elettronica. Altro vantaggio indiscusso, che differenzia questo sistema dall’agenda cartacea, è la possibilità di avere un calendario condiviso con i propri colleghi, così da gestire con un solo click, gli impegni di più persone contemporaneamente. Lo svantaggio dell’agenda elettronica è legato solo alla scarsa capacità di utilizzo da parte di molti lavoratori, in particolare di chi è più avanti con l’età. Mentre la generazione dei millennials è dotata di grande dimestichezza nell’uso delle strumentazioni informatiche, stessa cosa non può dirsi per chi è nato negli anni ’60 e ’70, che, non essendo cresciuto nell’era digitale, trova più difficoltà nell’uso di un’agenda elettronica, come di qualunque altro sistema digitale di informatizzazione dei dati.