Gennaio è tempo di archiviazione: una guida per scegliere i migliori raccoglitori

L’archiviazione dei documenti è una parte fondamentale di qualsiasi attività, sia nel settore pubblico sia nel settore privato. E gennaio, come saprete, è il momento in cui si riorganizzano gli archivi per tutto l’anno. Ecco perché questa guida su come scegliere i raccoglitori per documenti vi sarà sicuramente utile.

Organizzare i documenti

Anno nuovo vita nuova, come si suol dire. Lo stesso vale non soltanto per i raccoglitori ma anche, se non soprattutto, per il modo in cui i documenti sono archiviati e conservati. In altre parole, prima di scegliere e prendere i raccoglitori, occorre rivedere (in tutto o in parte, a seconda di come stanno le cose) l’archiviazione dei documenti.

Da questo punto di vista, gli elementi chiave da considerare sono:

• Archiviazione cartacea vs archiviazione digitale. La scelta dipende molto da come sono organizzati i documenti in un ufficio (o anche nella propria casa). La carta è ancora la grande protagonista, sia in casa sia a lavoro, quindi occorre tenerne conto. L’archiviazione digitale garantisce molti vantaggi ma la digitalizzazione documentale è un processo delicato e abbastanza lento: i documenti cartacei saranno utilizzati ancora per molto tempo.
• Archiviazione numerica vs archiviazione alfabetica. Altro dubbio molto comune quando si tratta di archiviazione. Un archivio deve consentire di reperire i documenti in maniera semplice e veloce, e semplicità e velocità dipendono dal modo in cui i documenti sono stati archiviati. In linea di massima, l’archiviazione numerica è ottima per pratiche con un numero di serie sequenziale e progressivo, o per documenti (come le fatture) che devono essere organizzati per data. L’archiviazione alfabetica, invece, è ottima quando la ricerca viene fatta utilizzando il nome di un “documento” (sempre ad esempio, in una biblioteca l’archiviazione è alfabetica).
• Best practice. Che si tratti di un archivio cartaceo o di un archivio digitale, due sono le best practice da seguire scrupolosamente: ordine (nel senso di seguire sempre la metodologia di archiviazione utilizzata in un archivio) e pulizia (pulizia in senso generale, in un archivio devono esserci solo i documenti giusti e adeguati al tipo di archivio e di classificazione).

Per saperne di più: Organizzare, non accumulare: la guida all’archiviazione dei documenti

Il raccoglitore giusto per le vostre esigenze

Si fa presto a dire “raccoglitore per ufficio”. Perché ce ne sono diversi tipi, ognuno dei quali adatto a rispondere a delle specifiche esigenze documentali. Come scegliere il migliore per il vostro lavoro o per la vostra casa? Vi basta seguire questi consigli, che riguardano alcune delle più comuni e usate tipologie di raccoglitori e registratori ad anelli.

Raccoglitore ad anelli formato Protocollo

I raccoglitori ad anelli formato Protocollo potrebbero essere considerati come i raccoglitori “classici”. Sono indicati per la gestione di documenti in formato A4 (21×29,7) ma non soltanto: grazie alla loro versatilità, possono archiviare documenti di poco più grandi. I raccoglitori ad anelli formato Protocollo sono universali e immancabili in qualunque ufficio. Rappresentano un’ottima soluzione anche per l’archiviazione di documenti in casa.

Consigliato per: gestione di documenti in formato A4 standard.

Raccoglitore ELICA UBOX D8 protocollo blu

Raccoglitore ad anelli formato Commerciale

Rispetto al formato Protocollo, il raccoglitore formato Commerciale presenta un’altezza minore, quindi è indicato soltanto per la gestione di documenti in formato A4 o inferiore. Garantisce, però, un grande vantaggio rispetto al formato Protocollo: richiede meno spazio sugli scaffali o in archivio.

Consigliato per: ottimizzare lo spazio a disposizione in ufficio o a casa.

Raccoglitore DOX4 commerciale dorso 5 giallo

Raccoglitore ½ Protocollo

Uno dei formati più piccoli in assoluto se si parla di raccoglitori per documenti. Lo spazio che occupano i raccoglitori ½ Protocollo è davvero ridotto ma, allo stesso tempo, sono indicati per l’archiviazione di documenti di ridotte dimensioni.

Consigliato per: archiviazione di bollette e ricevute fiscali.

Raccoglitore ELICA D-LUX D8 mezzo protocollo blu

Organizzare i raccoglitori

I raccoglitori classificano i documenti in maniera ordinata. E anche i raccoglitori, a loro volta, vanno classificati. In tal modo, a casa o in ufficio, potrete sempre recuperare facilmente il raccoglitore di cui avete bisogno contenete i documenti che vi occorrono in un determinato momento. Quindi, avete bisogno di classificatori per ufficio.

Ne esistono di tre tipi principali:

• Classificatori a due cassetti. La più pratica e agile delle tre soluzioni proposte, visto che i classificatori a due cassetti sono di ridotte dimensioni. Sono ottimi per tenere i documenti più importanti vicino alla scrivania dove si lavora, o per archiviare i documenti nella propria abitazione.
• Classificatori a tre cassetti. Questo è il classificatore più utilizzato negli uffici. Permette di classificare un numero maggiore di documenti rispetto alla versione precedente. Ovviamente, ogni cassetto è dotato di chiave per la chiusura e di etichetta dove indicare quali documenti sono contenuti.
• Classificatori a quattro cassetti. La terza tipologia si classificatore è indicata, principalmente, per gli uffici o il lavoro in generale: nei quattro cassetti è archiviabile un gran numero di documenti ma occorre anche avere degli appositi ambienti dove allocare i classificatori a quattro cassetti (visto che occupano un certo spazio, pur restando compatti e pratici).

Per saperne di più:Come scegliere i migliori classificatori per ufficio