Contenitori e scatole per l’archiviazione dei documenti: è tempo di mettere in ordine!

Gennaio 4, 2022

Gennaio si sa, è il mese dell’archiviazione! E come ogni anno, dunque, è giunto il momento di mettere ordine negli archivi, sia in ufficio che a casa. Documenti amministrativi, fatture, contratti, multe o bollette e chi più ne ha più ne metta: ogni documento tiene traccia ufficiale della storia di un’azienda, oltre che della nostra vita in quanto cittadini, lavoratori e persone fisiche. Ecco perché è così importante conservare questi documenti al meglio e organizzarli in un archivio ordinato, in modo tale da poter recuperare sempre e in modo veloce quel che ci occorre, e di fare spazio ai documenti che verranno prodotti durante il nuovo anno fiscale. Per facilitarvi il lavoro, in commercio esistono numerosi strumenti molto utili, come ad esempio i raccoglitori, i faldoni, le buste in plastica trasparente, le cartelle e le cartelline… Tra questi anche i contenitori e le scatole per l’archiviazione. Scopriamone di più!

Come organizzare un archivio documenti

In linea generale possiamo dire che i due principali sistemi di archiviazione dei documenti sono quello numerico e quello alfabetico. La scelta dipende principalmente dalla tipologia documenti da organizzare e dalle esigenze specifiche dell’ufficio. Molto brevemente possiamo dire che l’archiviazione numerica è ottima per pratiche con un numero di serie sequenziale e progressivo, o per documenti (come le fatture) che devono essere organizzati per data. L’archiviazione alfabetica, invece, è ottima quando la ricerca viene fatta utilizzando il nome di un documento.

Per quanto tempo devono essere conservati i documenti

La conservazione documentale non è solo una necessità aziendale, ma è un vero e proprio obbligo di legge. Tutte le aziende, infatti, sono tenute a conservare alcune tipologie di documenti per un certo periodo di tempo, così da essere mostrati in caso di controllo da parte delle autorità competenti. Lo stesso discorso vale anche per i documenti di casa. Quello che vi starete chiedendo è per quanto tempo devono essere conservati? In realtà non esiste un periodo di tempo valido per tutti i documenti aziendali o di casa, poiché l’obbligo di conservazione varia a seconda del tipo di documento.

In linea di massima possiamo sostenere che tutti i documenti che attestano i movimenti finanziari di un’azienda, le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti e le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti, devono essere conservati per 10 anni. Le rette scolastiche, gli abbonamenti alle palestre e le rate dell’assicurazione devono essere conservati per 1 anno; gli scontrini per 2 anni;, il bollo dell’auto, le fatture e le ricevute degli artigiani per 3 anni; le ricevute di pagamento delle tasse e dell’IVA, le rate dell’affitto, le bollette domestiche, le spese condominiali, i bollettini IMU, le spese mediche e le multe per 5 anni; le fatture per le spese di ristrutturazione di casa, la tassa per la nettezza urbana, il canone TV, gli estratti conti bancari, i bonifici e i pagamenti tramite cc per 10 anni.

Contenitori e scatole per l’archiviazione

Ma veniamo ora al dunque. Tra i vari articoli per l’archiviazione, indispensabili sono i contenitori e le scatole. Questi prodotti nascono proprio per accogliere tutti quei documenti che devono essere conservati per molti anni, il così detto “Archivio Storico”. Esistono contenitori e scatole di diverse dimensioni, bianche o colorate, aperte o chiuse, all’interno delle quali sistemare faldoni e raccoglitori, per garantirne la conservazione per lungo tempo, senza correre il rischio di rovinare o perdere informazioni importanti. A loro volta, poi, le scatole e i contenitori potranno essere sistemati in armadi, scaffali e stanze dedicate. Vediamo alcuni esempi.

Scatole archivio Boxstore

Le scatole della Boxstore sono realizzate in robusto cartone bianco con stampa colorata, sulle quali si può ampiamente scrivere frontalmente e lateralmente ogni tipo di annotazione: dati, anni e indicazioni necessarie per una facile consultazione. Sulle scatole sono presenti due fori di presa, uno sul lato corto e uno sul lato lungo, poiché possono essere utilizzate sia in posizione verticale che in orizzontale. La linguetta di chiusura della scatola garantisce la massima sicurezza. Le scatole vengono fornite stese per il minimo ingombro e si montano ad incastro manualmente in modo facile e veloce.

Scatola archivio A4 ELICA BOXSTORE

Contenitore per scatole Boxstore

Della stessa famiglia, sempre firmati Boxstore, sono disponibili anche i contenitori con coperchio, impilabili e resistenti, in grado di contenere i vari modelli di scatole, nella quantità di 4 o 8. La funzione principale di queste scatole è quella di archiviare o conservare in modo duraturo e longevo i documenti. In questo modo, si avrà un archivio storico ordinato, organizzato e ben protetto da polvere e altri agenti atmosferici.

Contenitore arca per 4 scatole ELICA boxstore

Scatola archivio ECO BOX Esselte

Vi sono poi delle scatole per l’archiviazione realizzate al 100% con cartone riciclato, di cui l’85% è post-consumo: le scatole Eco Box della Esselte. Anche la stampa viene effettuata con tinture ecologiche a base d’acqua. Scegliendo la gamma Eco avrete una soluzione economica per il vostro archivio e, allo stesso tempo, contribuirete a proteggere il nostro pianeta. Il cartone utilizzato è riciclabile al 100% e certificato FSC®(R). La struttura è solida grazie ai lati rinforzati, l’assemblaggio è estremamente facile e sarete seguiti passo passo dalle istruzioni stampate sulla scatola. Possono essere posizionate sia verticalmente che orizzontalmente e sono pensate per fogli dal formato A4.