Organizzare, non accumulare: la guida all’archiviazione dei documenti

Imparare a gestire ed archiviare la mole di documenti che ogni giorno circolano in casa o in un ufficio è fondamentale e tutt’altro che banale. Che si tratti di documenti amministrativi, fatture, contratti, multe o bollette, ogni documento tiene traccia ufficiale della storia di un’azienda e della nostra vita in quanto cittadini, lavoratori e persone fisiche. Va da sé che è fondamentale non solo conservarli al meglio, ma anche sapere come organizzare un archivio documenti in modo tale da poter recuperare sempre e in modo veloce quel che ci occorre. Archiviare non significa solo accumulare e conservare, ma anche, anzi soprattutto, ordinare, gestire, organizzare.  

Archiviazione tradizionale vs. archiviazione digitale

Il processo di digitalizzazione, tutt’ora in atto, sta facilitando il compito agli addetti ai lavori, rendendo l’archiviazione documentale più sostenibile dal punto di vista economico e ambientale e più sicura per la protezione dei dati. Firma digitale e marcatura temporale stanno consentendo, infatti, di conservare anche solo la copia digitale di pratiche e atti ufficiali, sia nel pubblico che nel privato. Ciò nonostante, negli uffici e ancora di più nelle case, siamo ancora lontani dalla sparizione totale della carta e dall’utilizzo esclusivo dei formati digitali. Non tutti possono disporre agevolmente dei dispositivi di autenticazione delle copie informatiche e devono conservare comunque la versione cartacea con firma in originale. Insomma, l’esigenza di regole precise e di strumenti per l’archiviazione che ci aiutino a non affogare in mezzo a scartoffie e fogli svolazzanti, è ancora del tutto attuale. Non solo, ma per non perdere la pazienza e, insieme a questa, documenti fondamentali, non possiamo affidarci all’improvvisazione. È necessario conoscere i principali sistemi e tecniche di archiviazione e imparare buone pratiche per risparmiare spazio, tempo e un po’ di stress.

Digitale e cartaceo al giorno d’oggi coesistono e sono a tal punto complementari che non si potrebbe immaginare l’uno senza l’altro.

Come organizzare un archivio documenti: gli strumenti

Il cuore di una corretta archiviazione dei documenti è costituito dagli strumenti giusti, anzi dal corretto utilizzo degli strumenti giusti. Vediamo quali sono i più utilizzati negli uffici:

Buste in plastica trasparente: resistenti a macchie e strappi, non si piegano e non si rompono. Sono lo strumento più utilizzato per proteggere un documento e archiviarlo in appostiti raccoglitori o faldoni.

Cartelle e cartelline: con elastico, con anelli e in diversi materiali (plastica e cartoncino) oggi sempre più resistenti e flessibili. Le cartelle sono utilizzate per raccogliere singoli documenti di una stessa serie o tipologia.

Cartelle sospese: sono cartelle morbide, utilizzate per catalogare documenti, e inserite direttamente in armadi e cassetti grazie ai supporti specifici che ne consentono la consultazione.    

Raccoglitori e registratori ad anelli: tra gli accessori più usati per l’archiviazione dei documenti. Tra le caratteristiche essenziali: la copertina rigida o semi rigida, sono personalizzabili e sono dotati di anelli. Variano per i formati e le dimensioni a seconda del contesto di utilizzo (uffici, scuole, casa). I formati principali sono 3:

• Protocollo: 28,5cm x35cm x5cm (per formato A4) – Formato utile 23cmx33cm.
• ½ Protocollo: 28,5cm x 19cm x8cm
• Commerciale: 28,5cm x32cm x5cm (per formato A4) – Formato utile 23cmx33cm.

Il dorso varia da 5-8cm, questa è la caratteristica che definisce la capienza del raccoglitore stesso.

Faldoni: particolarmente utilizzati negli uffici della pubblica amministrazione, nei Tribunali e in generale negli enti pubblici, per archiviare grandi quantità di documenti cartacei (pratiche, atti ufficiali, Gazzetta Ufficiale, etc.). Il faldone è una cartella chiusa sui tre lati con due o più fettucce. La copertina è realizzata in cartone robusto, pressato e rivestito con carta sottoposta a trattamento di vetrificazione per resistere alla polvere.

Scadenzari: molto utili per gestire l’archivio dei documenti in casa.

Scatole per archivio: scatole di diverse dimensioni, bianche o colorate, aperte o chiuse, all’interno delle quali sistemare faldoni e raccoglitori. A loro volta le scatole potranno essere sistemate in armadi, scaffali e stanze dedicate.

Etichette e separatori: accessori utili per l’organizzazione dei documenti stessi all’interno di cartelle e raccoglitori. 

Sistemi di archiviazione: numerico e alfabetico

In linea generale possiamo dire che i due principali sistemi di archiviazione dei documenti sono quello numerico e quello alfabetico. La verità è che non esistono né regole fisse, né valide per tutti. Come archiviare i documenti di un ufficio dipenderà, innanzitutto, dalla tipologia di documenti e dalle esigenze specifiche dell’ufficio. Per quanto riguarda i due principali sistemi di archiviazione, vale la pena soffermarci su alcuni aspetti.

Ordine di archiviazione numerico

Rispetto a questo ordine di archiviazione, occorre solo prestare attenzione a:

• Inserimento di documenti in un secondo tempo che richiedano una numerazione composta del tipo: 15/bis, 15/a, 15/1, etc.
• Utilizzare sempre raccoglitori distinti per ogni serie di numeri di archiviazione.

Ordine di archiviazione alfabetico

Più complesso e più suscettibile ad ambiguità e confusioni perché, di norma, basato su nomi propri, il sistema di archiviazione in ordine alfabetico utilizza l’alfabeto anglosassone (26 lettere) e richiede di stabilire alcune regole di archiviazione. A titolo di esempio, ecco gli errori più comuni:

• Non stabilire se l’ordine alfabetico riguarda il nome o il cognome della persona;
• Inserire una denominazione non corretta della società;
• Utilizzare la denominazione estesa della ditta al posto della sigla o viceversa;
• Considerare l’articolo determinativo prima della denominazione. Di norma è consigliato non farlo per evitare confusioni visto il probabile elevato numero di denominazioni precedute da articoli.

Le best practice dell’archivio dei documenti in ufficio

Ecco alcune buone pratiche da adottare per l’archivio documenti di un ufficio, fermo restando che ciascun ufficio può avere esigenze specifiche legate al tipo di attività svolta.

• Lo spazio. L’archivio ottimale dovrebbe trovarsi un ambiente separato, ma molto vicino agli uffici operative. Dovrebbe essere luminoso e a armadi e scaffali devono poter essere raggiunti con facilità. Evitate, per esempio, di creare una seconda fila di documenti sugli scaffali.
• La pulizia. Può sembrare superfluo dirlo, ma non lo è. Gli archivi sono ambienti non vissuti tanto quanto gli altri, mantenere l’ambiente pulito con prodotti specifici, soprattutto per evitare l’accumulo di polvere, è importante per la stessa conservazione dei materiali.
• La carta. Il tipo di carta sul quale il documento viene stampato determina anche le tecniche di archiviazione. Ci basti pensare agli scontrini, le scritte sbiadiscono con il tempo e, per conservarli, dobbiamo fare una fotocopia. Non solo, il documento da archiviare non può essere troppo piccolo. Il formato di carta archiviabile deve essere grande almeno quanto la metà di un A4. Nel caso di formati più piccoli, il documento deve essere pinzato su un foglio di carta bianca e così archiviato. 

Il vademecum per l’archivio documenti in casa

Il problema dell’archiviazione dei documenti riguarda, ovviamente, anche la vita privata di ciascuno di noi. Gli strumenti e le buone pratiche sono le stesse, ma non sempre sappiamo quali documenti bisogna conservare e, soprattutto, per quanto tempo. Di seguito un vademecum utili per l’archivio dei documenti in casa, da tenere sempre a portata di mano.