Come scegliere i migliori classificatori per ufficio

La conservazione dei documenti cartacei è una priorità in qualunque ufficio, dalla pubblica amministrazione fino alle agenzie creative più digitalizzate: tutti gli ambienti di lavoro necessitano di strumenti di archiviazione efficienti e funzionali, al fine di conservare fatture, contratti, bollette e documenti amministrativi. In questo articolo vi forniremo una utile guida alla scelta dei migliori classificatori per ufficio, analizzandone le tipologie e le differenze, al fine di effettuare un acquisto in linea con le proprie reali esigenze di archiviazione.

Come scegliere il metodo di archiviazione più adatto

Gli scopi principali degli strumenti di conservazione sono essenzialmente tre:

• Permettere l’archiviazione
• Garantire la consultazione
• Risparmiare tempo

Ci sono diversi metodi che assolvono a questi scopi e che si differenziano in base alla tipologia di documento che dobbiamo conservare e alla quantità di spazio a disposizione. Essenzialmente si usano:  

• I metodi di archiviazione digitale, per la memorizzazione di file presenti sul pc, da archiviare su supporti digitali dedicati;
• I metodi di archiviazione cartacea, nati con lo scopo di organizzare i documenti e permetterne una rapida consultazione.

Negli uffici si utilizzano entrambi questi sistemi, nel primo caso attraverso la scelta di strumenti più o meno complessi che vanno dalle memorie HHD e SSD fino a servizi di cloud storage; nel secondo caso si opta invece per l’acquisto di mobili per l’archivio. Non è necessario scegliere quindi cosa usare, quanto piuttosto decidere quali tipologie di documenti devono essere conservati in modalità digitale e quali invece è necessario riporre fisicamente dentro l’ufficio.

Tipologie di mobili per archivio

Ci sono diverse soluzioni possibili per arredare l’ufficio attraverso i mobili per archivio, che assolvono alla funzione principale di archiviazione documentale, ma hanno anche il compito di rispettare il design degli ambienti di lavoro ed adattarsi agli spazi a disposizione.  Di seguito analizzeremo le caratteristiche dei migliori classificatori per ufficio a cartelle sospese e la differenza con le cassettiere e gli armadi metallici, per poi scoprire quali sono gli strumenti più utilizzati per conservare i documenti al loro interno.

Classificatori due cassetti

Classificatore metallico KUBO 2 cassetti nero

I classificatori con due cassetti sono la soluzione più agile e pratica per avere sempre a portata di mano tutti i documenti necessari. Date le sue piccole dimensioni, questo mobile può essere comodamente riposto sotto o nei pressi della scrivania ed è l’ideale da usare per una consultazione rapida e frequente. La struttura in metallo è molto resistente e offre la possibilità di impilare due cassettiere una sopra l’altra, così da ottimizzare gli spazi e avere a disposizione quattro cassetti di ampie dimensioni.

Classificatori tre cassetti

Classificatore metallico KUBO 3 cassetti grigio

I classificatori con tre cassetti permettono l’archiviazione di un maggior numero di documenti, rispetto alla versione precedente, grazie alla presenza di un cassetto in più. Entrambi i mobili sono dotati di un sistema di chiusura centralizzato con due chiavi in dotazione e porta etichette posizionato su ogni cassetto, nonché di un sistema antiribaltamento che impedisce l’apertura simultanea di più cassetti.

Classificatori quattro cassetti

Classificatore metallico KUBO 4 cassetti bianco

Quest’ultima tipologia di classificatorecon quattro cassetti garantisce una buona capacità di archiviazione documentale, pur mantenendo delle dimensioni ridotte. Infatti questo mobile sfrutta lo spazio in altezza, mantenendo inalterate larghezza e profondità delle versioni precedenti, in modo tale da poter essere tranquillamente posizionato in un angolo dell’ufficio, senza essere di intralcio.

Cassettiere e armadi metallici

Armadio metallico ante battenti l100 h200 grigio

Oltre ai classificatori per cartelle sospese, esistono almeno altri due tipi di mobili per archivio: le cassettiere e gli armadi metallici. A differenza dei classificatori, questi possono assolvere anche a funzioni diverse dall’archiviazione dei documenti: al loro interno si possono conservare accessori di cancelleria, effetti personali, smartphone e tablet aziendali e molto altro. In particolare gli armadi metallici sono molto funzionali perché garantiscono una buona capienza e resistenza, tali da poter contenere un gran numero di raccoglitori e cartelle.

Gli strumenti giusti per archiviare

Oltre ai mobili, è necessario utilizzare anche i giusti strumenti per conservare correttamente i documenti, evitare che il tempo e la polvere li rovini. I principali strumenti adatti a questo scopo sono:

• Buste in plastica, con o senza fori, sono utilizzate per preservare i fogli A4 da sporcizia, polvere e segni del tempo;
• Cartelle sospese, da riporre all’interno di classificatori, cassettiere e armadi metallici per conservare e catalogare i documenti in modo semplice ed efficace;
• Raccoglitori per archivio, disponibili in vari formati, sono molto usati negli uffici per via della loro capienza e comodità nel trovare facilmente ciò che si cerca.
• Portaprogetti, utili contenitori in fibrone con chiusura a pressione ed etichetta adesiva, per conservare brochure e presentazioni senza rischiare che si rovinino.