Come archiviare i dati aziendali in formato digitale

La gestione dei documenti aziendali è una tematica che coinvolge tutte le aziende, in taluni casi diventando anche una voce di costo abbastanza importante. Archiviare, memorizzare, conservare i dati aziendali è prioritario per ogni azienda, che dovrà trovare il metodo di archiviazione più adatto alle proprie esigenze, in base alla quantità e alla tipologia dei dati da memorizzare.

Archiviazione digitale e archiviazione cartacea

Innanzitutto partiamo da una distinzione fondamentale, quella tra documenti cartacei e documenti digitali. Nonostante il processo di digitalizzazione sia sempre più avanzato, è innegabile che i documenti cartacei e quelli digitali convivano ancora pacificamente in tutte le aziende; in particolare nella pubblica amministrazione si fa ancora un uso molto ampio della carta (su questo argomento rimandiamo a “Organizzare, non accumulare: la guida all’archiviazione dei documenti”), mentre nelle aziende di comunicazione e digitali in genere, si tende a salvare tutti i documenti su dispositivi digitali.

Infatti queste due tipologie di documenti richiedono due diverse metodologie di archiviazione, ciascuna con i suoi pro e i suoi contro:

• L’archiviazione cartacea prevede l’utilizzo di vari strumenti di archiviazione, come cartelline, faldoni e raccoglitori, che hanno il vantaggio di essere comodi ma sono adatti solo a piccole quantità di dati da conservare. In caso contrario, rischiano di occupare troppo spazio e diventano inefficaci, perché è difficile reperire i documenti necessari se bisogna cercarli tra centinaia di faldoni tutti uguali.
• L’archiviazione digitale riguardala memorizzazione di documenti salvati sul proprio pc, di cui si ha l’esigenza di mantenere memoria o che si devono condividere con i colleghi. Esistono vari metodi di storage e backup adatti a questo scopo e diversificati a seconda della quantità e della tipologia di dati da archiviare.

Differenza tra backup e archiviazione dati

Backup e archiviazione non sono la stessa cosa, anche se si usano gli stessi strumenti di archiviazione per fare entrambe le cose. Infatti sono tutti e due sistemi di memorizzazione digitale dei documenti, ciò che li differenzia è la motivazione alla base di questa scelta.

Il backup è una copia dei dati presenti sul computer, che si fa a scopo di sicurezza: qualora accidentalmente si dovesse cancellare un file sul proprio pc, con il backup è possibile recuperarne una copia e salvarla nuovamente sul proprio pc.

L’archiviazione prevede invece la creazione di un sistema di condivisione dei dati aziendali, ai quali tutti i dipendenti posso accedere. Riduce notevolmente la quantità di mail che ci si deve scambiare e garantisce una memorizzazione stabile e duratura dei documenti aziendali.

5 metodi di archiviazione digitale documenti aziendali    

Esistono diversi modi per archiviare i dati digitali, sostanzialmente raggruppabili in due grandi macro-categorie:

• archiviazione digitale on-site, ossia archivi elettronici fisici, allocati presso la propria sede e gestiti attraverso un software di gestione documentale;
• archiviazione digitale in cloud, in cui i documenti vengono salvati su piattaforme esterne, anche dette in outsourcing.

Di seguito andremo ad individuare i cinque principali sistemi di storage e backup utilizzati dalle aziende, per comprenderne caratteristiche e differenze.

 HHD e SSD

Per molti anni gli hard disk sono stati i sistemi di archiviazione digitale più utilizzati: si tratta di dispositivi di archiviazione di massa di tipo magnetico che possono memorizzare grandi quantitativi di dati, programmi e sistemi operativi. In genere questi dispositivi sono già installati all’interno dei pc fissi e portatili, ma è possibile acquistare anche degli hard disk esterni, che hanno il vantaggio di essere portatili e quindi di poter essere collegati a computer diversi, sia a casa che in ufficio. Lo svantaggio di questi dispositivi è che sono rumorosi e abbastanza ingombranti, per quanto ormai in commercio ne esistono varianti anche molto piccole.

Recentemente si stanno diffondendo anche le unità a stato solido (SSD), che indicano una particolare tipologia di memoria di massa che impiega, al posto dei piatti magnetici, una più recente tipologia di memoria allo stato solido, la stessa che viene usata per le chiavette usb. Il vantaggio è che gli SSD non sono rumorosi, sono molto veloci nel leggere i dati e sono meno soggetti a rotture, tuttavia hanno un costo superiore rispetto ai tradizionali hard disk.

Chiavette usb e memory card

Le chiavette usb sono un metodo di archiviazione dei dati digitali molto diffuso, perché permettono di trasportare i documenti in maniera facile e veloce. Tuttavia le loro capacità di memorizzazione sono abbastanza ridotte e sono soggetti a urti e rotture, che possono renderle inutilizzabili. Sono la soluzione ideale per spostare da un pc ad un altro una piccola quantità di documenti, e infatti sono molto utilizzati in caso di smartworking, per portare a casa i documenti su cui si deve lavorare. Sono meno utili invece per archiviare dati aziendali in grande quantità.

Le memory card hanno una funzione molto simile a quella delle chiavette usb, con la differenza che richiedono la presenza di uno slot in cui essere posizionate per poter funzionare.

Servizi di cloud-storage

Ormai esistono moltissime piattaforme online in grado di garantire l’archiviazione di un gran numero di dati, attraverso il salvataggio dello stessi su data center presenti in tutto in mondo. Il vantaggio principale è che sono accessibili da qualunque dispositivo, indipendentemente dal luogo fisico in cui ci si trova; gli svantaggi invece riguardano i costi, che variano a seconda della quantità di dati che si vuole salvare al loro interno, e la sicurezza dei dati, che vengono messi in circolo nel web, seppure sotto serrati standard di sicurezza. Infatti molte aziende sono ancora scettiche all’idea dare in outsourcing la gestione dei dati aziendali e preferisce ricorrere a sistemi indoor, affinchè le informazioni restino all’interno della rete aziendale.

Network-attached storage (NAS)

Il NAS è un servizio remoto di file serving che utilizza un potocollo per la memorizzazione dei dati, attraverso il quale uno o più server dedicati archiviano e condividono dati con diversi client collegati alla stessa rete. Il vantaggio rispetto ad un comune disco rigido è proprio condivisione dei documenti aziendali tra diversi dispositivi contemporaneamente, grazie alla connessione in rete. Molte aziende scelgono questo metodo di storage perché permette di mantenere i dati all’interno del proprio sistema, ma garantisce l’accesso da tutti i pc.

Storage Area Network (SAN)

Negli ultimo anni si sta diffondendo nelle aziende l’utilizzo di un nuovo metodo di archiviazione, il SAN. Si tratta di una rete di dispositivi di storage a blocchi a cui possono collegarsi più utenti. A livello pratico il sistema SAN svolge la stessa funzione del sistema NAS, ossia riesce ad archiviare e proteggere un gran numero di documenti aziendali, permettendone l’accesso da vari dispositivi contemporaneamente. Tuttavia questo sistema è più costoso e complesso rispetto all’altro, ma garantisce una buona velocità di accesso ai dati.

La soluzione? I sistemi di archiviazione ibridi

Qual è il migliore sistema di archiviazione dei dati digitali? La risposta non è univoca, perché la scelta dipende da vari fattori: quanti dati bisogna archiviare e quanto si vuole spendere sono sicuramente le variabili principali. Una soluzione possibile è valutare l’utilizzo di metodi di memorizzazione diversi, a seconda del tipo di dati che si devono archiviare: molte aziende scelgono storage cloud per la parte dei dati meno complessa e preferisce mantenere internamente le informazioni ritenute più riservate e critiche. Un sistema ibrido quindi, che tenga conto delle diverse esigenze aziendali e che permette di contenere e razionalizzare i costi necessari alla protezione dei dati.