Allestire una sala riunioni: consigli per rendere efficiente questo spazio di lavoro

Uno studio afferma che chi lavora in ufficio passa quasi il 40% del proprio tempo di lavoro in riunione: è evidente infatti come nel nostro Paese si senta forte l’esigenza di condividere, riunirsi, confrontarsi sulle tematiche lavorative, e non solo. Per questo motivo in tutti i contesti lavorativi acquisisce una grande importanza l’allestimento della sala riunioni, quella stanza più o meno grande, in cui non vi è allocato nessun dipendente in maniera permanente, ma che viene utilizzata per incontrarsi, parlare e confrontarsi tra colleghi o con ospiti esterni. Di seguito cercheremo di capire quali sono gli utilizzi più comuni delle meeting room e come allestirle al meglio al fine di renderle funzionali rispetto alle finalità d’uso.

Meeting room, sale congressi o sala riunioni: una stanza, tante opportunità d’uso

Ci sono tante possibilità di utilizzo delle sala riunioni, a seconda dell’esigenza del momento e della grandezza dell’azienda che ne fa uso. In ogni caso si tratta di un luogo in cui delle persone devono incontrarsi e parlare, pertanto è necessario che l’arredamento sia accurato e funzionale all’uso, deve mettere a proprio agio gli interlocutori e contenere tutti gli elementi necessari al raggiungimento dell’obiettivo per cui è stata pensata. Vediamo allora quali sono le caratteristiche indispensabili per rendere questo spazio di lavoro davvero efficiente, a seconda delle sue diverse opportunità d’uso.

Sala per riunioni interne

La gran parte degli uffici ha al suo interno una stanza pensata per riunioni, incontri, brainstorming tra colleghi: momenti della giornata di lavoro dedicati al confronto su procedure, progetti o strategie aziendali. La stanza dell’ufficio adibita a questo scopo deve essere un ambiente comodo, confortevole e dotato di tutti i complementi d’arredo utili a raggiungere l’obiettivo. In una sala per riunioni interne non dovranno mai mancare:

• Sedie ergonomiche robuste, comode e leggere. L’ideale è prevedere la presenza di varie sedie operative e alcune poltrone direzionali, da riservare alle posizioni più alte dell’azienda, come responsabili di area o dirigenti. E’ importante valutare bene il numero di sedie da inserire nella sala riunioni, sulla base della capienza della stanza: i partecipanti devono sentirsi liberi nei movimenti e non troppo vicini tra loro.

• Tavolo riunioni. Può essere tondo, quadrato, rettangolare o ovale, l’importante è che permetta a tutti di potersi guardare in faccia e interloquire senza alcun disturbo. Trattandosi dell’elemento più importante della stanza, il tavolo viene in genere posizionato al centro della sala riunioni e va scelto di un materiale più pregiato rispetto alle normali scrivanie dell’ufficio: l’ideale è un tavolo in vetro, che potrà avere il doppio effetto di dare eleganza e profondità all’ambiente.
• Telefono fisso e prese elettriche. Spesso le riunioni interne sono intervallate da telefonate verso clienti e fornitori, quindi è essenziale che la sala sia dotata di almeno un telefono fisso con la funzione vivavoce, da posizionare al centro del tavolo, affinché sia di facile utilizzo per tutti i partecipanti. Questi devono però essere metti in condizione di poter ricaricare anche i propri telefoni cellulari aziendali e/o collegare alla rete elettrica i pc aziendali, pertanto la sala riunioni deve contenere anche diverse prese elettriche, meglio se posizionate sotto il tavolo centrale, così da essere alla portata di tutti.
• Lavagne interattive multimediali, videoproiettori, monitor e altri materiali utili ai fini di una presentazione aziendale. Si tratta di ausili necessari allo speaker per condividere efficacemente il proprio lavoro.

Sala per riunioni con clienti

Tutti gli elementi indicati nel punto precedente sono obbligatori anche nel caso in cui la sala riunioni sia utilizzata per ospitare fornitori, clienti o in generale per accogliere persone esterne all’azienda. In questi casi bisogna però avere un’attenzione in più, dettata dal fatto che quell’ambiente diventa il luogo rappresentativo dell’immagine aziendale; è fondamentale quindi brandizzare la sala riunioni, affinché siano subito riconoscibili mission e valori aziendali.

In una meeting room non devono quindi mancare quadri e cornici con frasi motivazionali, lavagne, espositori, blocchi per appunti, il tutto ovviamente marcato dal logo dell’azienda. Tutti (o quasi) i complementi d’arredo devono esprimere l’identità del brand e rimandare all’immagine aziendale che si vuole fornire all’esterno.

Inoltre, ancor di più che nelle riunioni interne, quando si ha a che fare con i clienti diventa obbligatorio dotare la sala riunioni di strumenti utili ad effettuare una presentazione efficace: potranno essere utili anche videoproiettore, una lavagna magnetica e un puntatore laser.

Sala per videoconferenze

Nel caso in cui la sala riunioni debba essere utilizzata anche per effettuare delle videoconferenze, come ad esempio accade nelle multinazionali, è opportuno prestare molta attenzione all’illuminazione e alla insonorizzazione degli ambienti.

La luce deve essere uniforme e non troppo forte, affinché la visibilità nel monitor non venga compromessa; la cosa migliore è che le finestre vengano chiuse e si faccia uso della luce artificiale, anziché di quella naturale.

Anche l’audio gioca un ruolo fondamentale durante una videoconferenza, pertanto è opportuno che la sala riunioni abbia una buona acustica interna; l’ideale è mettere nella stanza dei pannelli fonoassorbenti da terra, a parete o a soffitto.

Sala per congressi

Diverso è il caso in cui si debba allestire una sala da adibire a conferenze, congressi, workshop o convention. A meno che l’azienda non sia davvero di grandi dimensioni, in questi casi si predilige la soluzione dell’affitto della sala riunioni, in quanto all’interno dell’ufficio è difficile riuscire ad avere a disposizione uno spazio talmente grande da poter ospitare più di venti o trenta persone. Una conferenza invece prevede la presenza di molti partecipanti (in genere dai cinquanta in su) e necessita di un allestimento particolare.

Infatti lo scopo di una sala conferenze è quello di permettere a uno o più relatori di rivolgersi ad un gran numero di partecipanti, perciò l’allestimento deve prevedere un buon numero di sedute e possibilmente un palco verso il quale tutti i partecipanti devono poter guardare. Sono due gli elementi essenziali da tenere presente quando si arreda una sala conferenze:

• la capienza della stanza, che deve tenere conto del numero di partecipanti. Per farsi un’idea, bisogna calcolare circa 1,5 mq a persona, per cui se al convegno partecipano 100 persone, la sala dovrà essere di almeno 150 mq.
• la comodità dei partecipanti. Sedute, poltrone, zone relax, ma anche spazi di passaggio o pensati per stare in piedi: tutto l’ambiente deve essere allestito per fare in modo che i partecipanti si sentano comodi e a loro agio.  Non c’è niente di peggio che dover presenziare ad un noioso convegno, per di più stipati in uno spazio stretto, scomodo e senza un filo d’aria.

Partecipare alle riunioni: serve davvero?

Spesso ci si interroga sulla reale necessità di fare continue riunioni a lavoro. Infatti questa attività richiede un grande investimento in termini di tempo da parte di ogni dipendente: in una riunione di due ore con dieci partecipanti, il tempo totale sottratto alle altre attività è di ben venti ore uomo! Purtroppo in molte realtà aziendali non si fanno queste valutazioni e si abusa dell’utilizzo delle riunioni, anche quando non sarebbero necessarie. Vale la pena considerare i pro e i contro delle riunioni e la loro effettiva esigenza, prima di decidere di convocarne una: non c’è allestimento che tenga, se la riunione non ha motivo di essere!