Gennaio è il mese dell’archiviazione documentale: ecco come prepararsi

L’anno fiscale 2019 è in chiusura e le aziende sono tutte impegnate a preparare e condividere con i propri commercialisti gli ultimi documenti obbligatori per legge. È anche il momento di mettere un po’ di ordine, archiviare i documenti cartacei e digitali e fare spazio ai nuovi, che verranno prodotti nel nuovo anno.

Il tema dell’archiviazione documentale è molto vario ed articolato, perché si tratta non solo di un’attività necessaria per fare ordine in ufficio, ma per alcune tipologie di documenti conservare fatture e contratti è un obbligo che va rispettato, a pena di sanzioni molto severe. In questo articolo cercheremo di fornirvi maggiori informazioni sulle procedure operative necessarie per conservare i documenti aziendali, distinguendo tra la versione cartacea e quella digitale.

Come archiviare i documenti cartacei

Nonostante l’avvento della digitalizzazione, sono ancora moltissimi i documenti in formato cartaceo che ogni anno vengono prodotti nelle aziende e che necessitano di essere organizzati e archiviati in questo periodo dell’anno. La gestione dei documenti aziendali è una parte importante dell’attività dell’ufficio amministrativo, che quindi deve effettuarla in maniera precisa e puntuale, rispettando alcune regole. Ci sono infatti tipologie di informazioni che vanno conservate per un certo periodo di tempo, così da poter essere disponibili in caso di ispezioni e controlli fiscali. È quindi fondamentale che i documenti conservati rispettino le caratteristiche di integrità, disponibilità e semplicità nell’accesso ai supporti di archiviazione (per maggiori informazioni rimandiamo a Organizzare, non accumulare: la guida all’archiviazione dei documenti). Nel dettaglio ora vedremo step by step come mettere ordine nei documenti dell’anno fiscale 2019 per lasciare spazio alla nuova documentazione che verrà prodotta nell’anno nuovo.

Step #1 – Conservare

Libri contabili e ausiliari, documenti contabili, fatture, contratti: una grande quantità di documenti vanno selezionati, fascicolati e conservati correttamente: come fare? Innanzitutto dobbiamo dividerli in base al tipo di archiviazione di cui necessitano: se sono documenti che pensate potranno essere consultati spesso, conviene optare per i comodi raccoglitori ad anelli, perché sono facili da aprire e consultare; se invece si tratta di documenti da conservare per legge ma che verranno spostati in un magazzino o in un archivio storico, si può scegliere di ordinarli in faldoni da proteggere in comode scatole per archivio.

Faldoni archivio ELICA dorso cm 5 con lacci

Qualunque sia il supporto di archiviazione che decidiate di usare, occorre avere almeno altre due accortezze, se volete che i documenti si conservino bene nel tempo:

• Scegliere una carta adatta all’archiviazione, che sia di buona grammatura e qualità, in modo da non ingiallire nel tempo;
• Inserire tutti i fogli in buste in plastica trasparenti, che proteggono il loro contenuto da polvere, macchie e invecchiamento.

Step #2 – Eliminare

Questo è anche il momento giusto per fare un po’ pulizia negli archivi ed eliminare un po’ di carta vecchia che non serve più. Ci riferiamo in particolare a tutti quei documenti che hanno superato il tempo massimo di conservazione (in genere dieci anni) obbligatorio per legge: vecchie fatture, libri contabili, progetti, contratti che non hanno più ragione di essere conservati, ma che spesso continuano ad occupare spazio, in genere per inerzia o mancanza di tempo di chi si dovrebbe occupare di smaltirli. La soluzione più sicura, efficace e veloce è dotarsi di un distruggidocumenti professionale, che possa rendere illeggibili e inutilizzabili tutti i dati contenuti nel documento. In tal modo state certi che liberete molto spazio nei mobili, per poter inserire la nuova documentazione che verrà prodotta nell’anno nuovo.

Step #3 – Preparare

A questo punto la gran parte del lavoro è fatta: i vecchi documenti sono stati archiviati e quelli inutili sono stati eliminati. Ora bisogna preparare i materiali che accoglieranno tutto ciò che di nuovo sarà prodotto nel nuovo anno fiscale 2020. Si tratta di liberare cassette nei classificatori,  acquistare nuovi raccoglitori e cartelle sospese, ma soprattutto pianificare la metodologia migliore per catalogare i vari documenti in maniera coerente e facile da replicare da tutti i colleghi che dovranno metterci mano: in una parola individuare una ratio valida per tutte le tipologie di documenti. Ecco gli step principali da seguire:

• Dividere i documenti in categorie, ad esempio archivio per libri contabili, archivio per fatture, archivio per contratti
• Utilizzare un ordine alfabetico o numerico per catalogarli, così da trovare facilmente il materiale di cui si ha bisogno;
• Scegliere dove conservare i documenti, decidendo con cura la collocazione definitiva, perché spostare un archivio può risultare davvero molto difficoltoso.

Classificatore metallico KUBO 4 cassetti grigio

Come conservare i documenti digitali

Un discorso un po’ diverso, ma non meno complesso, andrebbe fatto anche per la conservazione digitale, ossia i diversi sistemi di memorizzazione dei documenti di lavoro presenti sui dispositivi informatici, quali pc, tablet e cellulari aziendali. La prima cosa da fare è scegliere il supporto digitale che dovrà ospitarli; ogni azienda è libera di scegliere il metodo di archiviazione digitale che più si avvicina alle sue esigenze,  in base a quantità e tipologia di dati da salvare e possibilità economiche. I principali sistemi digitali di conservazione dei documenti sono: HHD e SSD, chiavette USB, memory card e servizi di cloud storage.

Ssd interno VERBATIM Vi500 – 240 Gb

In realtà il tema della conservazione digitale implica non sono la possibilità di archiviare i dati in modo digitale, ma include una serie di procedure che garantiscono l’inalterabilità e la reperibilità dei documenti, a cui anche le aziende private devono sottostare. Ci sono infatti alcune tipologie di documenti (non tutti) che devono essere conservati digitalmente secondo queste regole, come ad esempio le mail inviate tramite PEC, le fatture elettroniche e i contratti in formato digitale. La fine dell’anno fiscale è il momento migliore per archiviare con queste metodologie i documenti digitali e liberare spazio sul proprio pc per ospitare i nuovi file. In tal senso può essere molto utile iniziare sin d’ora a creare nuove cartelle nominate “nome progetto – 2020”, dove salvare il lavoro ancora in corso, e viceversa archiviare le vecchie cartelle “2019” nel sistema di backup o archiviazione scelto.