Guida alla scelta del miglior raccoglitore per ufficio

Tra i sistemi di archiviazione più diffusi negli uffici ci sono i raccoglitori ad anelli. Li troviamo sulle scrivanie, negli scaffali e nelle librerie di ogni ambiente lavorativo, in particolare non possono mancare nell’ufficio amministrazione e contabilità. Vediamo allora come sono fatti questi comuni supporti per l’archiviazione dei documenti, quante tipologie ne esistono e quali sono le loro principali opportunità d’uso.

Tipologie di raccoglitori ad anelli

I raccoglitori per archivio sono dei contenitori ad anelli metallici, realizzati per conservare un gran numero di documenti all’interno di fogli perforati o buste forate in plastica trasparente, da ordinare in base alla sequenza desiderata. Sono caratterizzati da una copertina rigida con etichetta sul dorso, in modo da riconoscere facilmente il contenuto al loro interno e possono essere di vari formati e dimensioni, a seconda delle esigenze. Possiamo distinguere infatti almeno quattro tipologie di raccoglitori, come andremo a spiegare di seguito nel dettaglio.

Raccoglitore ELICA UBOX D8 protocollo giallo

Raccoglitori ad anelli

Normalmente si tratta di raccoglitori a quattro anelli con apertura manuale, indicati per le consultazioni frequenti, data la loro facilità di apertura e chiusura. L’altezza del dorso varia da cinque a otto centimetri e questa caratteristica ne determina la maggiore o minore capienza.

Registratori a leva

Questa tipologia di raccoglitore per ufficio si differenzia dalla precedente per la presenza di due soli anelli a D con apertura mediante una leva. Ciò li rende particolarmente adatti all’archiviazione di un gran numero di documenti, grazie anche alla presenza di una custodia di cartone che li rende perfetti per essere riposti armadi per archivio per lungo tempo.

Raccoglitori protocollo

I registratori ad anelli si differenziano anche in base all’utilizzo che se ne deve fare. I raccoglitori protocollo sono il formato senza dubbio più diffuso, potendo contenere sia i classici fogli A4 che buste forate o le cartelline a tre lembi, di dimensioni leggermente superiori. Le loro misure sono: 28,5×35 cm.

Raccoglitori commerciali

I raccoglitori commerciali sono di dimensioni inferiori a quelli protocollo e possono quindi ospitare solo fogli A4 o di dimensioni inferiori. Le loro misure sono: 28,5×32 cm e vengono scelti in genere per questioni di spazio, perché più facilmente posizionabili sugli scaffali delle librerie dell’ufficio.

Raccoglitori ½ protocollo

Il mezzo protocollo è un formato poco usato, perché più piccolo del formato standard ed indicato per l’archiviazione di bollette, ricevute fiscali e altri documenti di piccole dimensioni. La sua misura è 28,5×19.

Raccoglitore ELICA UBOX D8 commerciale nero

Come scegliere il raccoglitore migliore per l’ufficio

Ora che conosciamo quanti tipi di raccoglitori per documenti esistono, sarà più semplice individuare quello più adatto alle proprie esigenze. Ci sono infatti alcuni criteri da valutare nella scelta, che ci indirizzeranno verso un sistema di archiviazione piuttosto che un altro. I criteri da considerare sono:

• Tipologia di documenti da archiviare. Se si tratta di pratiche da consultare frequentemente, è meglio optare per i classici raccoglitori ad anelli; viceversa se sono documenti da riporre per lunghi periodi, l’opzione migliore sono i registratori a leva.
• Spessore del dorso. Come abbiamo detto, esistono dorsi da cinque e dorsi da otto centimetri, pertanto è molto importante sapere in anticipo la quantità di documenti che dovrà contenere, al fine di scegliere la versione più performante.
• Materiale di cui è composto. Ci sono sia raccoglitori in cartone che raccoglitori in polipropilene, entrambi molto resistenti ma quelli del secondo tipo sono da preferire in caso di archiviazioni a lungo termine.
• Formato del raccoglitore. Come abbiamo visto, ne esistono tre formati, anche se quello più utilizzato è il raccoglitore protocollo, per via della possibilità di contenere anche le buste forate.

Per maggiori informazioni sui vari formati e tipologie di raccoglitori e registratori ad anelli, potete consultare la nostra guida online >>