8 cose da fare (e da non fare) durante una presentazione di lavoro

Settimane, a volte mesi di lavoro e finalmente è arrivato il momento tanto atteso e temuto: presentare il progetto al nuovo cliente. Chi lavora in agenzia conosce bene la sensazione di ansia e timore che accompagna ogni presentazione e riunione, soprattutto se in ballo c’è una promozione o l’ingresso di un nuovo potenziale cliente.

Abbiamo già parlato di come organizzare una riunione di successo e di come allestire una sala riunioni efficiente: in questo articolo entriamo invece nel vivo e raccontiamo cosa fare (e cosa non fare) durante una presentazione, al fine di risultare preparati e brillanti e, soprattutto, portare a casa il risultato (che sia la promozione, un nuovo cliente o semplicemente la propria dignità professionale!).

Scegliere i supporti giusti

L’obiettivo di una presentazione efficace è catturare l’attenzione di chi ascolta, evitando che possa annoiarsi e perdersi delle parti importanti. Per dare valore ad alcuni aspetti e per mantenere viva la curiosità e l’interesse del cliente si può (anzi si deve) fare ricorso ad alcuni supporti indispensabili, tra cui:

• una lavagna magnetica in cui appuntare esempi, elenchi o grafici particolarmente rappresentativi;
• uno schermo proiezione in cui mostrare piccoli spezzoni di video, tratti da film o documentari, spesso servono per spezzare la noia e rimarcare alcuni concetti;
• prodotti di cancelleria da far trovare su ogni postazione, in modo che chi ascolta abbia modo di prendere appunti e segnarsi eventuali domande da rivolgere in un secondo momento.

Schermo proiezione con treppiede cm 180×180

Le slide accompagnano, non presentano al posto nostro

Un errore che commettono in molti è pensare che le slide faranno la presentazione al nostro posto: in realtà il loro compito è quello di accompagnare lo speaker durante la spiegazione del progetto, e non di sostituirsi a lui. Quindi è inutile riempire le slide di parole che nessuno leggerà (forse solo chi parla): meglio dare spazio a immagini evocative e grafici, come spieghiamo di seguito.

Usare grafici e immagini

Se le informazioni che forniamo vengono corredate da immagini e grafici rappresentativi, queste saranno recepite più facilmente. Infatti l’impatto visivo di un’immagine è molto più forte rispetto alle parole, che da sole possono rischiare di annoiare o di non essere comprese fino in fondo.

Preparare uno schema della presentazione

Nessuna presentazione efficace è improvvisata. Non basta avere chiaro l’obiettivo e i contenuti del progetto, è molto importante preparare in anticipo il discorso che si vuole affrontare: incipit, spiegazioni e conclusione vanno impostati e, se possibile, ripetuti a qualche collega, prima dell’incontro ufficiale.

Contenuti semplici e chiari

Spesso si pensa di poter impressionare l’interlocutore con spiegazioni e concetti lunghi e complessi. Niente di più sbagliato: la soglia dell’attenzione di chi ascolta è molto bassa e ci vuole poco per annoiarlo o addirittura infastidirlo. Meglio esprimersi con frasi brevi e concise, andando subito al punto senza perdersi in inutili divagazioni.

Attenzione ai tempi

Modi e tempi della presentazione sono strettamente correlati: più ci si dilunga in inutili virtuosismi linguistici, più è probabile che si sforeranno i tempi previsti, con il rischio di non arrivare al punto centrale del discorso o di arrivarci quando gli interlocutori saranno troppo annoiati per ascoltarci. Meglio rispettare i tempi comunicati, lasciando anche un margine finale per le domande e le risposte.

Lasciare spazio a domande e risposte

Questo è un momento fondamentale della presentazione: nel corso della spiegazione, è molto probabile che chi ascolta si sia appuntato delle cose da chiedere o dei dubbi da dirimere. Per fare bella figura è necessario lasciare spazio all’approfondimento, cercando ove possibile di indirizzare le domande verso gli aspetti di maggiore interesse.

Un occhio di riguardo al look

Il primo biglietto da visita della nostra azienda siamo noi. Attenzione quindi a come vestirsi a lavoro, in particolare quando c’è una presentazione importante: meglio scegliere un look formale e sobrio, evitare scollature eccessive e abiti troppo sportivi. Presentarsi in modo professionale è il primo step per ottenere credibilità da parte di chi ci ascolta.