Lavoro agile: vantaggi, svantaggi e le regole per lavorare bene fuori dall’ufficio

Work-life balance, opportunità di vivere in modo più sostenibile riducendo gli spostamenti con mezzi inquinanti, maggiore autonomia nella gestione del proprio tempo. Questi alcuni degli aspetti positivi più evidenti del “lavoro agile”, vediamone ora i principali pro e i contro e le buone pratiche per organizzarsi al meglio.

Smart working, telelavoro o lavoro da casa?

Denominazioni diverse per diverse declinazioni di un approccio che sta ridefinendo spazi, tempi e modalità del lavoro d’ufficio. Cerchiamo di fare un po’ di chiarezza.  

• Smart working: definito dalla Legge 81/2017 sul Lavoro Agile e Smart Working, mette in discussione i tradizionali vincoli legati a luogo e orario lasciando alle persone maggiore autonomia nel definire le modalità di lavoro a fronte di una maggiore responsabilizzazione sui risultati. Autonomia, flessibilità, responsabilità per valorizzare talenti e fiducia. Questi i pilastri dello smart working che oggi sempre più aziende stanno adottando internamente.
• Telelavoro: consiste perlopiù nello spostamento della sede di lavoro, spostamento formalizzato in un contratto ad hoc, è regolamentato da una differente normativa e non si fonda sui principi di flessibilità, autonomia e responsabilità che ispirano lo smart working.
• Lavoro da casa: i primi esperimenti di smart working contemplavano l’abitazione come unica alternativa al lavoro in sede. Oggi non è più così e questa è una categoria che riguarda tutti i professionisti che per scelta o per necessità hanno progettato e costruito il proprio ufficio in casa. (Per approfondire, rimandiamo a: “Come creare un ufficio in casa confortevole e funzionale“).

I benefici e i vantaggi per la persona e per l’azienda

Quello del lavoro agile è un approccio basato sulla persona, la sua applicazione punta quindi garantire alcuni benefici importanti sotto il profilo del cosiddetto work-life balance, vale a dire l’equilibrio vita-lavoro. Questi i principali:  

• Diminuzione dello stress grazie alla riduzione di alcune delle più comuni fonti di stress: il traffico degli orari di punta e l’inefficienza dei trasporti pubblici in tutti quei casi, la maggior parte, nei quali l’ufficio è distante da casa.
• Risparmio di tempo, quello guadagnato dal tragitto e che possiamo riconvertire in tempo per noi e per la famiglia. 
• Riduzione dell’impatto sull’ambiente perché limitiamo l’utilizzo di mezzi inquinanti e limitiamo i consumi di risorse ed energia.
• Risparmio di denaro: insieme alla sostenibilità ambientale, il lavoro agile consente una maggiore sostenibilità economica. Risparmiamo i soldi del trasporto, ma anche quelli delle pause caffè e della pausa pranzo che sarà sempre più costosa di un pranzo cucinato a casa.
• Si limitano le conseguenze di relazioni professionali complicate, talvolta rese più critiche proprio dalla necessità di condividere uno stesso spazio fisico.
• Maggiore senso di autonomia nella gestione del proprio tempo, delle proprie esigenze e dei propri bisogni personali. L’orario di lavoro viene percepito come meno limitante e l’attività viene spesso svolta con maggiore motivazione ed efficienza.

I contro del lavorare fuori dall’ufficio

Lavorare da casa o fuori ufficio, per scelta personale, aziendale o per necessità, presenta anche alcune criticità. Problematiche delle quali è bene essere consapevoli e che elenchiamo di seguito:

• Senso di solitudine/isolamento. Il vantaggio di eliminare tensioni e disagi legati a rapporti di lavoro non sereni, ha come rovescio della medaglia quello di dover rinunciare anche agli scambi utili, stimolanti o semplicemente rilassanti con i colleghi, momenti importanti che consentono di distrarsi e rigenerare la concentrazione.
• Mancanza di confronto. La tecnologia consente di essere connessi sempre, o quasi, con chiunque e da ovunque. Verissimo. Nonostante questo, pochi minuti di brainstorming fatti dal vivo, la condivisione di un’idea improvvisa, il confronto a voce su una problematica, risultano in molti casi più efficaci di una comunicazione da remoto.
• Confini tra lavoro e vita personale. Se il work-life balance è uno degli obiettivi dell’approccio del lavoro agile, soprattutto quando si trasferisce l’ufficio in casa, si rischia di perdere il senso dei confini tra vita personale e vita professionale con conseguente perdita di qualità in entrambe le sfere.
• Burnout. Tra le criticità più serie, ma anche meno comuni del lavoro sganciato dai ritmi e dagli spazi dell’ufficio, la sindrome da burnout è disagio psico-fisico generato proprio dal dilagare dell’attività lavorativa negli spazi e nei tempi della vita personale, a tutto discapito della seconda e con conseguenze pericolose per la salute del corpo e della mente.

Le regole fondamentali per lavorare bene fuori ufficio

Non è un caso che la normativa sullo smart working e il lavoro agile preveda tra i suoi pilastri:

• La revisione della cultura organizzativa;
• La flessibilità di orari e luoghi di lavoro;
• La dotazione tecnologica;
• Gli spazi fisici. 

Questo ci dà la misura di quanto sia importante definire a monte buone pratiche e condizioni del lavoro agile, così da favorire benessere, produttività e sostenibilità per la persona e per l’organizzazione. Queste cinque regole fondamentali per lavorare bene fuori ufficio.

1. Definire il proprio spazio di lavoro e dotarlo di arredi e accessori fondamentali di un ufficio: una scrivania adeguata, una sedia ergonomica, una stampante, risme di carta di qualità e la cancelleria essenziale. Questo spazio definirà il perimetro della nostra giornata lavorativa, isolandoci dall’ambiente circostante, ma al tempo stesso imponendoci di interrompere le nostre attività nel momento in cui lo abbandoniamo.
2. Pianificare e organizzare: le interferenze possono essere numerose e la flessibilità propria del lavoro agile potrebbero complicare la gestione delle attività. Per questo sarà massimamente importante pianificare e applicare metodi di organizzazione personale del lavoro.
3. Conservare alcune abitudini di quando si va in ufficio. Un esempio? Evitare di rimanere in pigiama tutto il giorno solo perché non abbiamo necessità di uscire di casa per andare a lavorare, e stabilire una routine quotidiana.

Stabilire i confini per tutelare il tempo libero. Proprio perché saremo più autonomi nella gestione del tempo, è importante che colleghi e clienti conoscano il nostro orario di lavoro. Sarà nostra responsabilità capire quando e se impiegare parte del nostro tempo libero per affrontare un’urgenza o chiudere un’attività. Avere chiari un orario di inizio e di fine giornata lavorativa, così come conservare l’abitudine della pausa pranzo e delle piccole pause ogni 2 o 3 ore, ci permetterà di ricaricare le energie e la concentrazione.